.svg)
I motsetning til noen europeiske land har ikke Finland en statlig drevet plattform for elektronisk fakturering. I stedet står bedrifter fritt til å velge mellom ulike EDI (Electronic Data Interchange) tjenesteleverandører for å sende og motta elektroniske fakturaer.
Denne artikkelen vil gi deg en introduksjon til hvordan du kommer i gang med elektroniske fakturaer, hvilke formater og nettverk som brukes, og hva som skal til for å lykkes med elektronisk fakturering i Finland.
Hva er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura, eller e-faktura, er et strukturert digitalt dokument laget for sømløs integrering med økonomisystemer, og eliminerer behovet for manuell datainnmating. I denne artikkelen refererer det til elektroniske dokumenter sendt mellom bedrifter (B2B eller B2G) og ikke mellom bedrifter og privatpersoner (B2C).
Elektroniske fakturaformater og -nettverk i Finland
Finske valideringsregler er strenge; fra og med 6. April 2021 er elektroniske fakturaer sendt via EDI-tjenesteleverandører og andre forpliktet til å overholde europeiske standarder. De tre dominerende formatene som er akseptert i det finske markedet er etablert for å sikre samsvar med den europeiske standarden EN 16931, samt de finske skatteadministrasjonens MVA-krav:
- Finvoice 3.0: XML-basert format utviklet av finske banker og mye brukt over hele landet. (Eldre Finvoice-formater er også mye brukt i Finland.)
- TEAPPSXML 3.0: Et alternativt XML-basert format som hovedsakelig brukes til utveksling mellom e-fakturaoperatører
- Peppol BIS 3.0: Har fått fremgang i Finland, spesielt for grenseoverskridende transaksjoner
På samme måte som i Sverige sendes en stor andel av finske elektroniske fakturaer (innenlands) via tjenesteleverandører gjennom samtrafikkavtaler og registrering i TIEKE E-fakturaadressetjeneste.
Uten en statlig plattform velger finske virksomheter mellom ulike nettverk, avhengig av det foretrukne nettverket til deres forretningsforbindelser:
- Peppol
- Samtrafikkavtaler og TIEKE-registrering
- eBilling-tjenesten Handi (drevet av regjeringen) tilbyr en løsning for manuell registrering av fakturaer B2G
Peppol
Peppol Nettverket ble igangsatt i 2008 og formelt etablert i 2012 for utveksling av elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tvers av landegrensene. Peppol benytter et nettverk av aksesspunkter, tilrettelagt av EDI (Electronic Data Interchange) tjenesteleverandører, som støtter både nasjonale og grenseoverskridende transaksjoner.
TIEKE og samtrafikk
Utveksling av elektroniske fakturaer i Finland er ikke standardisert og er avhengig av at tjenesteleverandørene signerer samtrafikkavtaler - og dermed danner et nettverk til fordel for kundene sine.
TIEKE (Finsk senter for utvikling av informasjonssamfunnet) er en uavhengig, ideell organisasjon, grunnlagt i 1981, med fokus på «digital evne, digital økonomi, digital økonomistyring og bærekraft».
E-fakturaadressetjenesten ble grunnlagt 2001 og vedlikeholdes av TIEKE, Statskontoret og tjenesteleverandørene som er aktive i Finland. Dette registeret er en sentralisert database med e-fakturaadresser for bedrifter, basert på informasjon gitt av tjenesteleverandører (operatører og banker). Bare tjenesteleverandører kan legge til, endre eller slette informasjonen.
Det er derfor avgjørende å finne en tjenesteleverandør som ikke bare har et stort antall samtrafikkpartnere, men som også er en aktiv deltaker i TIEKE-samfunnet og e-fakturaadressetjenesten - i tillegg til å være et Peppol aksesspunkt.
Status for elektronisk fakturering i Finland
Den finske e-faktureringsloven 241/2019, som ble forsinket på grunn av covid 19, trådte i kraft 1. april 2021. Loven gir bedrifter med en årlig omsetning på over €10.000 rett til å kreve elektroniske fakturaer fra sine leverandører.
I 2022 valgte den finske regjeringen å kreve Peppol for anskaffelser på statlig nivå, og Statskontoret ble en Peppol Authority. Fra 1. april 2024 er leverandører av den finske regjeringen pålagt å kunne utveksle Peppol Advanced Ordering dokumenter.
Hensikten er å oppmuntre både offentlig og privat sektor til å tilpasse seg bruken av både elektronisk fakturering og Peppol, uten å pålegge elektronisk fakturering B2B.
TIEKE spiller også en viktig rolle i denne innsatsen, gjennom eInvoice-forumet; "et upartisk nettverk som fremmer e-fakturering og elektronisk økonomistyring i sanntid i Finland, som samler viktige aktører i bransjen."
Sende og motta elektroniske fakturaer i Finland
På grunn av kompleksiteten av elektronisk fakturering i Finland, anbefales det å gjøre en grundig evaluering ved valg av EDI-tjenesteleverandør for å sikre smidig integrasjon og effektive tjenester.
- Velg en kompetent EDI-tjenesteleverandør som har nødvendige samtrafikkavtaler, tilbyr Peppol aksesspunkt og er en del av TIEKE-nettverket.
- Teknisk implementering: Sett opp ditt ERP- eller regnskapssystem for å sende elektroniske fakturaer og implementere valideringsregler for å sikre samsvar med finske forskrifter. Sørg for at personalet er opplært for å få de fulle fordelene med digital fakturering. (De fleste EDI-tjenesteleverandører vil hjelpe med denne prosessen.)
- Registrer deg og informer: Din EDI-tjenesteleverandør registrerer selskapet ditt i e-fakturaadressetjenesten og Peppol, og du må informere handelspartnerne dine om endringene.
- Kontinuerlig forbedring: Samarbeid med din EDI-tjenesteleverandør for å sikre kontinuerlig overholdelse av forskrifter og for å identifisere utvidelsesmuligheter, for eksempel digitalisering av innkjøpsprosessene.
- Arkiveringspraksis: Oppretthold riktig arkiveringspraksis ved å arkivere fakturaer minimum 6 år fra slutten av regnskapsåret.
Hvordan motta
For å begynne å motta elektroniske fakturaer som et finsk selskap, bør bedriften din være registrert i både TIEKE e-fakturaadressetjenesten og i Peppol.
Leverandører som kan sende fakturaer gjennom Peppol- eller TIEKE-nettverket, begynner vanligvis automatisk å sende deg elektroniske fakturaer.
For å øke hastigheten på onboardingen ytterligere, kan EDI-leverandøren din tilby onboarding-tjenester der de kontakter leverandørene dine for å informere dem om at du er koblet til en tjenesteleverandør og klar til å motta elektroniske fakturaer. Leverandørene dine bør da kontakte sine egne EDI-leverandører for å etablere forbindelsen. Du kan også styre denne prosessen selv.
Hvordan sende
Sammenlignet med mottak kan prosessen med å sende elektroniske fakturaer bli mer automatisert hvis du velger riktig EDI-tjenesteleverandør.
EDI-tjenesteleverandøren skal kunne spørre om det mottakende selskapet er registrert i Peppol eller TIEKE e-fakturaadressetjenesten og begynne å sende elektroniske fakturaer umiddelbart hvis dette er tilfelle.
Merk at ikke alle EDI-tjenesteleverandører støtter automatisk sending til mottakere som er registrert i TIEKE-fakturaadressetjenesten.
Finske banker
Noen av de finske bankene tilbyr løsninger for sending og mottak av elektroniske fakturaer ved hjelp av TIEKE og samtrafikkavtaler. Tjenestene deres er imidlertid begrenset, siden de ikke tilbyr integrasjon med kundens ERP-system og bare tilbyr tjenester for innenlandsfakturering.
Trenger jeg en EDI-tjenesteleverandør?
Det er flere skybaserte ERP-systemer tilgjengelig med integrert Peppol-aksesspunkt som en del av tjenesten. Disse systemene er imidlertid vanligvis utilstrekkelige for elektronisk fakturering i det finske markedet, som fortsatt er sterkt avhengig av TIEKE-e-fakturaadressetjenesten og samtrafikkavtaler mellom tjenesteleverandørene.
For å sende og motta elektroniske fakturaer i Finland trenger bedrifter en EDI-leverandør som er engasjert i TIEKE og tilbyr både et Peppol-aksesspunkt og nødvendige samtrafikkavtaler.
Disse tjenesteleverandørene vil vanligvis også tilby tilleggstjenester for å forenkle håndteringen av elektroniske fakturaer, for eksempel Dokumentkontroll, skanning osv.
Internasjonal elektronisk fakturering
Internasjonal fakturering er ofte komplisert: De fleste land har sine egne foretrukne formater og bruker ulike nettverk. Det er derfor avgjørende å finne riktig EDI-tjenesteleverandør når du fakturerer internasjonalt, en leverandør med nødvendige samtrafikkavtaler og tilgang til relevante nettverk, samt en oversikt over gjeldende lovkrav.
For å kunne motta elektroniske fakturaer fra utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan:
- Utveksle dokumenter med tjenesteleverandøren som avsenderen av fakturaen bruker - enten via samtrafikkavtaler eller via interoperabilitetsnettverk.
- Håndter forskjellige fakturaformater (for eksempel EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL, etc) og konverter disse til et format som er kompatibelt med ditt økonomisystem.
For å sende elektroniske fakturaer til utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan sikre at:
- Fakturaen kan konverteres til mottakerens foretrukne format (eller et format som er avtalt med mottakerens tjenesteleverandør).
- Fakturaen sendes til riktig mottaker, ofte ved nettverkssamarbeid eller via samtrafikkavtaler.
Suksessfaktorer for elektronisk fakturering i Finland
- Velg riktig EDI-tjenesteleverandør: En erfaren EDI-tjenesteleverandør med et stort nettverk kan være viktig.
- Registrer deg i Peppol
- Registrer deg i TIEKE e-fakturaadressetjeneste
- Bruk onboarding-tjenester: Tjenesteleverandøren kan være i stand til å fremskynde prosessen med onboarding av leverandører.
- Samarbeide med en systemintegrator: Sikre sømløs integrasjon med eksisterende systemer. (Logiq har et stort og voksende nettverk av partnere som kan hjelpe deg.)
- Bygg intern kompetanse: Invester i opplæring og forståelse for elektronisk fakturering blant dine ansatte.
- Forbered deg på skalering: Velg løsninger som kan vokse med virksomheten din.
Sammendrag
På grunn av kompleksiteten i finske B2B-transaksjoner er det avgjørende å finne EDI-leverandøren som passer for ditt individuelle selskap. Sørg for å velge en EDI-leverandør med nødvendige samtrafikkavtaler og onboarding-tjenester.
Som en ledende EDI-leverandør i Norden har Logiq kompetansen og infrastrukturen som kreves for å sikre vellykket implementering av elektronisk fakturera for selskaper i Finland. Vi har også en Nordisk servicedesk som svarer raskt når du prøver å nå dem - enten dette er via telefon eller post.
Vil du vite mer om hvordan bedriften din kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt oss for en samtale om hva som kan oppnås.