Till skillnad från vissa europeiska länder har Finland inte en statlig plattform för elektronisk fakturering. I stället har företag frihet att välja mellan olika EDI-leverantörer (Electronic Data Interchange) för att skicka och ta emot elektroniska fakturor.

‍

Denna artikel ger en introduktion till hur du kommer igång med e-fakturering i Finland, vilka format och nätverk som används, och vad som krävs för att lyckas med elektronisk fakturering.

‍

Vad är en elektronisk faktura?

‍

‍

En elektronisk faktura, eller e-faktura, är ett strukturerat digitalt dokument som är utformat för sömlös integration med ekonomisystem. Den eliminerar behovet av manuell datainmatning. I den här artikeln syftar termen på elektroniska dokument som utväxlas mellan företag (B2B eller B2G), inte mellan företag och konsumenter (B2C).

‍

‍

Elektroniska fakturaformat och nätverk i Finland

‍

‍

Finland har strikta valideringskrav. Från och med den 6 april 2021 måste e-fakturor som skickas via EDI-leverantörer eller andra aktörer följa europeiska standarder. De tre dominerande formaten som är godkända på den finska marknaden har fastställts för att säkerställa överensstämmelse med den europeiska standarden EN 16931, liksom de finländska skatteförvaltningens momskrav:

‍

• Finvoice 3.0: XML-baserat format utvecklat av finska banker och används i stor utsträckning över hela landet. (Äldre Finvoice-format används också i stor utsträckning i Finland.)
• TEAPPSXML 3.0: Ett alternativt XML-baserat format som används för utväxling av e-fakturor mellan e-fakturaoperatörer
• Peppol BIS 3.0: Har blivit allt vanligare i Finland, särskilt för landsöverskridande transaktioner.

‍

‍

Liksom i Sverige skickas en stor del av Finlands inhemska e-fakturor via tjänsteleverantörer genom så kallade samtrafikavtal och med registrering i TIEKE e-fakturaadresregister.

‍

Eftersom Finland inte har någon statlig fakturaplattform väljer företag nätverk beroende på vad deras affärspartners föredrar:

‍

• Peppol
• Interoperabilitetsavtal och TIEKE-registrering
• eBilling-tjänsten Handi (drivs av staten) och erbjuder ett alternativ för manuell registrering av B2G-fakturor

‍

‍

Peppol

‍

‍

Peppolnätverket lanserades 2008 och etablerades formellt 2012 för att möjliggöra utväxling av elektroniska fakturor och andra affärsdokument över landsgränser. Peppol använder ett nätverk av accesspunkter, som tillhandahålls av EDI-leverantörer, och stöder både nationella och internationella transaktioner.

‍

‍

TIEKE och samtrafik

‍

‍

Utväxling av elektroniska fakturor i Finland är inte centraliserat, utan baseras på att EDI-leverantörer ingår samtrafikavtal med varandra. Dessa avtal skapar ett nätverk som gynnar kundernas möjligheter att nå fler mottagare.

‍

TIEKE (Finlands centrum för informationssamhällets utveckling) är en oberoende, icke-vinstdrivande organisation som grundades 1981. Den fokuserar på digital kompetens, digital ekonomi, digital ekonomistyrning och hållbarhet.

‍

‍

TIEKEs e-fakturaregister, som grundades 2001, underhålls i samarbete med Statskontoret och aktiva EDI-leverantörer i Finland. Registret är en central databas med företags e-fakturaadresser och baseras på uppgifter från operatörer och banker. Endast tjänsteleverantörer har behörighet att lägga till, ändra eller ta bort information.

‍

Det är därför avgörande att hitta en tjänsteleverantör inte bara med ett stort antal driftskompatibilitetspartners, utan som också är en aktiv deltagare i TIEKE-communityn och e-fakturaadresstjänsten - utöver en Peppol- accesspunkt.

Status för elektronisk fakturering i Finland

‍

‍

Den finska e-faktureringslagen 241/2019, som försenades på grund av covid 19, trädde i kraft den 1 april 2021. Den ger företag med en årsomsättning på över 10 000 euro rätt att begära elektroniska fakturor från sina leverantörer.

‍

‍

År 2022 valde Finlands regering Peppol som plattform för offentlig upphandling, och Statskassan blev en Peppol Authority. Från och med den 1 april 2024 måste leverantörer till den finska staten kunna utväxla avancerade beställningsdokument via Peppol.

‍

‍

Syftet är att uppmuntra både offentlig och privat sektor att anpassa sig till användningen av både elektronisk fakturering och Peppol-användning, utan att göra elektronisk fakturering obligatorisk för B2B.

‍

‍

TIEKE spelar en viktig roll i detta genom eInvoice-forum; ”ett opartiskt nätverk som främjar e-fakturering och elektronisk ekonomistyrning i realtid i Finland, som sammanför viktiga aktörer inom branschen.”

‍

‍

Skicka och ta emot elektroniska fakturor i Finland

‍

‍

På grund av den komplexa elektroniska faktureringen i Finland rekommenderas det starkt att välja klokt när du ansluter till en lämplig EDI-tjänsteleverantör, vilket säkerställer smidig integration och effektiva tjänster.

‍

• Välj en kompetent EDI-tjänsteleverantör som har nödvändiga driftskompatibilitetsavtal, erbjuder Peppol ApS (Peppol Access Point Service) och ingår i TIEKE-nätverket.
• Tekniskt genomförande: Ställ in ditt affärssystem eller bokföringssystem för att skicka elektroniska fakturor och implementera valideringsregler för att säkerställa efterlevnad av finska regelverk. Se till att personalen utbildas därefter för att få full nytta av digital fakturering. (De flesta EDI-leverantörer bistår i denna process.)
• Registrering och information: Din EDI-tjänsteleverantör registrerar ditt företag i e-fakturaadressregistret och Peppol. Du behöver även informera dina handelspartners om förändringen.
• Kontinuerlig förbättring: Samarbeta med din EDI-leverantör för att säkerställa fortsatt efterlevnad av regelverk och för att identifiera expansionsmöjligheter, till exempel digitalisering av Procure-to-Pay-processer.
• Arkivering: Upprätthåll korrekt arkiveringspraxis genom att spara fakturor minst sex år efter räkenskapsårets slut.

‍

‍

Hur man tar emot elektroniska fakturor

‍

‍

För att börja ta emot elektroniska fakturor som finskt företag måste ditt företag vara registrerat i både TIEKE:s e-fakturaadressregister och Peppol.

‍

‍

Leverantörer som kan skicka fakturor via Peppol eller TIEKE-nätverket börjar oftast automatiskt att skicka elektroniska fakturor till dig.

‍

‍

För att ytterligare påskynda onboarding, kan din EDI-leverantör erbjuda onboardingtjänster där de kontaktar dina leverantörer och informerar dem om att du är ansluten till en tjänsteleverantör och redo att ta emot elektroniska fakturor. Leverantörerna kontaktar sedan sin EDI-leverantör för att etablera anslutningen. Du kan även hantera detta själv.

‍

‍

Hur man skickar elektroniska fakturor

‍

‍

Jämfört med mottagning kan processen att skicka elektroniska fakturor automatiseras mer om du väljer rätt EDI-tjänsteleverantör.

‍

‍

EDI-tjänsteleverantören bör kunna kontrollera om mottagarföretaget är registrerat i Peppol eller TIEKE:s e-fakturaadressregister och omedelbart börja skicka elektroniska fakturor vid bekräftelse.

‍

Observera att inte alla EDI-leverantörer stödjer automatisk utskick till mottagare som är registrerade i TIEKE:s adressregister.

‍

‍

Finska banker

‍

‍

Vissa finska banker erbjuder lösningar för att skicka och ta emot elektroniska fakturor via TIEKE och driftskompatibilitetsavtal. Dessa tjänster är dock begränsade eftersom de saknar integration med kundens affärssystem och endast riktar sig till inhemsk fakturering.

‍

‍

Behöver jag en EDI-tjänsteleverantör?

‍

‍

Flera molnbaserade ERP-system har integrerade Peppol-åtkomstpunkter som del av sin tjänst. Dessa system räcker dock ofta inte för elektronisk fakturering på den finska marknaden, som fortfarande är starkt beroende av TIEKE:s e-fakturaadressregister och driftskompatibilitetsavtal mellan tjänsteleverantörer.

‍

‍

För att skicka och ta emot elektroniska fakturor inom Finland behöver företag i Finland en EDI-tjänsteleverantör som är engagerad i TIEKE, erbjuder en Peppol-accesspunkt samt nödvändiga driftskompatibilitetsavtal.

‍

‍

Dessa leverantörer erbjuder vanligtvis även ytterligare tjänster för att förenkla hanteringen av elektroniska fakturor, såsom dokumentkontroll och skanning.

‍

Internationell elektronisk fakturering

‍

‍

Internationell fakturering är ofta komplex: de flesta länder har sina egna föredragna format och använder olika nätverk. Därför kan det vara avgörande att hitta rätt EDI-tjänsteleverantör när du fakturerar internationellt- en leverantör som har nödvändiga samtrafikavtal och tillgång till relevanta nätverk, samt översikt över tillämpliga lagkrav.

‍

‍

För att kunna ta emot elektroniska fakturor från utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan:

‍

• Utväxla dokument med den tjänsteleverantör som fakturans avsändare använder - antingen via samtrafikavtal eller via interopabilitetsnät.
• Hantera olika fakturaformat (t.ex. EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL, etc) och konvertera dessa till ett format som är kompatibelt med ditt ekonomisystem.

‍

‍

För att skicka elektroniska fakturor till utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan säkerställa att:

‍

• Fakturan kan konverteras till mottagarens föredragna format (eller ett format som avtalats med mottagarens tjänsteleverantör).
• Fakturan skickas till rätt mottagare, ofta genom nätverkssamarbete eller via samtrafikavtal.

‍

‍

Framgångsfaktorer för elektronisk fakturering i Finland

‍

‍

• Välj rätt EDI-tjänsteleverantör: En erfaren EDI-tjänsteleverantör med ett stort nätverk kan vara avgörande.
• Registrera dig i Peppol: En viktig plattform för elektronisk fakturering.
• Registrera dig i TIEKE e-fakturaadresregister.
• Använd onboardingtjänster: Tjänsteleverantören kan påskynda processen för onboarding av leverantörer.
• Samarbeta med en systemintegratör: Säkerställ sömlös integration med dina befintliga system. (Logiq har e5tt stort och växande nätverk av samarbetspartners som kan hjälpa dig.)
• Bygg intern kompetens: Investera i utbildning och förståelse för elektronisk fakturering för dina anställda.
• Förbered för skalbarhet: Välj lösningar som kan växa i takt med ditt företag.

‍

‍

Sammanfattning

‍

‍

På grund av komplexiteten i finska B2B-transaktioner är det avgörande att hitta en EDI-leverantör som passar just ditt företag. Säkerställ att leverantören har de nödvändiga samtrafiksavtalen och onboarding-tjänsterna.

‍

‍

Som en ledande EDI-leverantör i Norden, har Logiq den kompetens och den infrastruktur som krävs för att säkerställa en framgångsrik implementering av elektronisk fakturering för företag i Finland. Vi erbjuder också en Nordisk servicedesk med snabb respons- oavsett om det är via telefon eller e-post.

‍

‍

Vill du veta mer om hur ditt företag kan komma igång med elektronisk fakturering? Kontakta oss för en dialog om vilka möjligheter som finns.