.svg)
I modsætning til nogle europæiske lande driver Finland ikke en statsdrevet elektronisk faktureringsplatform. I stedet kan virksomhederne frit vælge mellem forskellige EDI (Electronic Data Interchange) tjenesteudbydere til at generere og sende elektroniske fakturaer.
Denne artikel giver dig en introduktion til, hvordan du kommer i gang med e-fakturaer, hvilke formater og netværk der bruges, og hvad der kræves for at få succes med elektronisk fakturering i Finland.
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura, eller e-faktura, er et struktureret digitalt dokument designet til problemfri integration i finansielle systemer, hvilket eliminerer behovet for manuel dataindtastning. I denne artikel henviser det til dokumenter sendt mellem virksomheder (B2B eller B2G) og ikke mellem virksomheder og privatpersoner (B2C).
Elektroniske fakturaformater og -netværk i Finland
Finske valideringsregler er strenge; fra 6. April 2021 er e-fakturaer sendt via EDI-tjenesteudbydere og andre forpligtet til at overholde europæiske standarder. Derfor De tre fremherskende formater accepteret på det finske marked er blevet etableret for at sikre overholdelse af den europæiske standard EN 16931 samt de finske skatteforvaltnings momskrav:
- Finvoice 3.0: XML-baseret format udviklet af finske banker og udbredt i hele landet. (Ældre Finvoice-formater bruges også i vid udstrækning i Finland.)
- TEAPPSXML 3.0: Et alternativt XML-baseret format, der anvendes til udveksling af e-faktura mellem e-fakturaoperatører
- Peppol BIS 3.0: At få trækkraft i Finland, især for grænseoverskridende transaktioner
Ligesom Sverige sendes en stor del af indenlandske finske elektroniske fakturaer via tjenesteudbydere, der letter interoperabilitetsaftaler og en registrering i TIEKE E-fakturaadresseservice.
Uden statsdrevet platform vælger finske virksomheder mellem forskellige netværk afhængigt af det foretrukne netværk af deres forretningsforbindelser:
- Peppol
- Interoperabilitetsaftaler og TIEKE-registrering
- eBilling-service Handi drevet af regeringen tilbyder en løsning til manuel stansning af fakturaer B2G
Peppol
Den Peppol Netværket blev indledt i 2008 og formelt oprettet i 2012 med henblik på udveksling af elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser. Peppol anvender et netværk af adgangspunkter (ApS), der understøttes af EDI (Electronic Data Interchange) tjenesteudbydere, der understøtter både nationale og grænseoverskridende transaktioner.
TIEKE og interoperabilitet
Udvekslingen af elektroniske fakturaer i Finland er ikke standardiseret og er afhængig af, at tjenesteudbyderne underskriver interoperabilitetsaftaler og danner et netværk til gavn for deres kunder.
TIEKE (Finsk Center for Udvikling af Informationssamfundet) er en uafhængig, non-profit organisation, grundlagt i 1981, med fokus på „digital evne, dataøkonomi, digital økonomistyring og bæredygtighed“.
E-fakturaadressetjenesten blev grundlagt i 2001 og vedligeholdes af TIEKE, statskasserer og de tjenesteudbydere, der er aktive i Finland. Dette register er en centraliseret database over e-fakturaadresser for virksomheder baseret på oplysninger fra tjenesteudbydere (operatører og banker). Kun tjenesteudbydere kan tilføje, ændre eller slette oplysningerne.
Det er derfor afgørende at finde en tjenesteudbyder ikke kun med et stort antal interoperabilitetspartnere, men som også er en aktiv deltager i TIEKE-fællesskabet og e-fakturaadressetjenesten - ud over et Peppol Access Point.
Status for elektronisk fakturering i Finland
Den finske e-faktureringslov 241/2019, der blev forsinket på grund af covid 19, trådte i kraft den 1. april 2021 og giver virksomheder med en årlig omsætning på over €10.000 ret til at kræve elektroniske fakturaer fra deres leverandører.
I 2022 valgte den finske regering Peppol til indkøb på statsniveau, og Statskassen blev en Peppol Authority. Fra 1. april 2024 skal leverandører fra den finske regering være i stand til at udveksle Peppol avancerede bestillingsdokumenter.
Hensigten er at tilskynde både den offentlige og den private sektor til at tilpasse sig brugen af både elektronisk fakturering og Peppol, uden at pålægge elektronisk fakturering B2B.
TIEKE spiller også en vigtig rolle i denne indsats gennem eInvoice-forum;“et uvildigt netværk, der fremmer e-fakturering og elektronisk økonomistyring i realtid i Finland, der samler nøgleaktører i branchen.“
Afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer i Finland
På grund af kompleksiteten af elektronisk fakturering i Finland anbefales det stærkt at vælge klogt, når du opretter forbindelse til en passende EDI-tjenesteudbyder, hvilket sikrer problemfri integration og effektive daglige tjenester.
- Vælg en kompetent EDI-tjenesteudbyder som har de nødvendige interoperabilitetsaftaler, tilbyder Peppol ApS og er en del af TIEKE-netværket.
- Teknisk implementering: Opsæt dit ERP- eller regnskabssystem til at sende elektroniske fakturaer og implementere valideringsregler for at sikre overholdelse af finske regler. Sørg for, at personalet er uddannet i overensstemmelse hermed for at få de fulde fordele ved digital fakturering. (De fleste EDI-tjenesteudbydere vil hjælpe denne proces.)
- Registrer og informer: Din EDI-tjenesteudbyder registrerer din virksomhed i e-fakturaadressetjenesten og Peppol, og du skal informere dine handelspartnere om ændringerne.
- Kontinuerlig forbedring: Samarbejd med din EDI-tjenesteudbyder for at sikre kontinuerlig overholdelse af regler og for at identificere ekspansionsmuligheder, såsom digitalisering af Procure-to-Pay-processerne, for eksempel.
- Arkiveringspraksis: Oprethold korrekt arkiveringspraksis ved at holde fakturaer mindst 6 år til slutningen af regnskabsåret.
Sådan modtager du
For at begynde at modtage elektroniske fakturaer som en finsk virksomhed, skal din virksomhed være registreret i både TIEKE-e-fakturaadressetjenesten og i Peppol.
Leverandører, der kan sende fakturaer via Peppol- eller TIEKE-netværket, begynder normalt automatisk at sende dig elektroniske fakturaer.
For yderligere at fremskynde onboarding, din EDI-udbyder kan tilbyde onboarding-tjenester når de kontakter dine leverandører for at oplyse dem om, at du er forbundet med en tjenesteudbyder og klar til at modtage elektroniske fakturaer. Leverandøren skal derefter kontakte deres egen EDI-udbyder for at etablere forbindelsen. Du kan også selv styre denne proces.
Sådan sender du
Sammenlignet med modtagelse kan processen med at sende elektroniske fakturaer være mere automatiseret, hvis du vælger den rigtige EDI-tjenesteudbyder.
EDI-tjenesteudbyderen skal kunne spørge, om den modtagende virksomhed er registreret i Peppol eller TIEKE e-fakturaadressetjeneste og straks begynde at sende elektroniske fakturaer, hvis dette er tilfældet.
Bemærk, at ikke alle EDI-tjenesteudbydere understøtter automatisk afsendelse til dele, der er registreret i TIEKE-e-fakturaadressetjenesten.
Finske banker
Nogle af de finske banker tilbyder løsninger til afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer ved hjælp af TIEKE og interoperabilitetsaftaler. Deres tjenester er dog begrænsede, da de ikke tilbyder integration med kundernes ERP-system og kun leverer tjenester til indenlandsk fakturering.
Har jeg brug for en EDI-tjenesteudbyder?
Der er flere skybaserede ERP-systemer tilgængelige med integrerede Peppol-adgangspunkter som en del af deres service. Disse systemer er dog normalt utilstrækkelige til elektronisk fakturering på det finske marked, som stadig er stærkt afhængig af TIEKE-e-fakturaadressetjenesten og interoperabilitetsaftalerne mellem tjenesteudbyderne.
Derfor at sende og modtage elektroniske fakturaer inden for Finland, Virksomheder har brug for en EDI-tjenesteudbyder der er involveret i TIEKE og tilbyder både et Peppol-adgangspunkt og de nødvendige interoperabilitetsaftaler.
Disse tjenesteudbydere vil normalt også tilbyde yderligere tjenester for at forenkle håndteringen af elektroniske fakturaer, såsom dokumentkontrol, scanning osv.
International elektronisk fakturering
International fakturering er ofte kompleks: De fleste lande har deres egne foretrukne formater og bruger forskellige netværk. Det er derfor afgørende at finde den rette EDI-tjenesteudbyder, når der faktureres internationalt, med nødvendige sammenkoblingsaftaler og adgang til relevante netværk samt oversigt over gældende lovkrav.
At være i stand til modtage elektroniske fakturaer fra udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan:
- Udveksle dokumenter med den tjenesteudbyder, som afsenderen af fakturaen bruger - enten via sammenkoblingsaftaler eller via interoperabilitetsnet.
- Håndter forskellige fakturaformater (f.eks. EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL osv.) og konverter disse til et format, der er kompatibelt med dit økonomiske system.
Til sende elektroniske fakturaer I udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan sikre, at:
- Fakturaen kan konverteres til modtagerens foretrukne format (eller et format, der er aftalt med modtagerens tjenesteudbyder).
- Fakturaen sendes til den korrekte modtager, ofte ved netværkssamarbejde eller via sammenkoblingsaftaler.
Succesfaktorer for elektronisk fakturering i Finland
- Vælg den rigtige EDI-tjenesteudbyder: En erfaren EDI-tjenesteudbyder med et stort netværk kan være afgørende.
- Tilmeld dig Peppol
- Registrer dig i TIEKE e-fakturaadressetjeneste
- Brug onboarding-tjenester: Tjenesteudbyderen kan muligvis fremskynde processen med onboarding af leverandører til at sende dig elektroniske fakturaer.
- Samarbejd med en systemintegrator: Sørg for problemfri integration med dine eksisterende systemer. (Logiq har en større og voksende netværk af partnere Det kan hjælpe dig.)
- Opbyg intern kompetence: Invester i uddannelse og forståelse af elektronisk fakturering for dine medarbejdere.
- Forbered dig på skalering: Vælg løsninger, der kan vokse med din virksomhed.
Resumé
På grund af kompleksiteten af de finske B2B-transaktioner er det afgørende at finde den EDI-udbyder, der passer til din individuelle virksomhed. Sørg for at finde en EDI-udbyder med de nødvendige interoperabilitetsaftaler samt Onboarding Services.
Som en Nordens førende EDI-udbyder, Logiq har den ekspertise og infrastruktur, der kræves for at sikre en vellykket implementering af elektronisk fakturering for virksomheder i Finland. Vi har også en Nordisk servicedesk der svarer hurtigt, når du prøver at nå dem - uanset om det er via telefon eller mail.
Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt os for en snak om, hvad der kan opnås.