.svg)
Hva er en elektronisk faktura?
Elektroniske fakturaer, eller e-fakturaer, er digitale fakturaer som overføres direkte mellom selskapenes økonomisystemer i et strukturert, maskinlesbart format. I denne artikkelen refererer det til dokumenter sendt mellom bedrifter (B2B eller B2G) og ikke mellom bedrifter og privatpersoner (B2C).
Elektroniske fakturaformater og nettverk i Sverige
Det finnes flere formater for elektronisk fakturering i Sverige: Regjeringen i Sverige oppfordrer til bruk av formatet Peppol BIS Billing 3.0, men andre formater som Svefaktura og EDIFACT er fortsatt i bruk.
Per april 2019 har Peppol BIS Billing 3.0 vært obligatorisk for B2G-transaksjoner, men til tross for at Svefaktura ikke lenger støttes av SFTI (Single Face To Industry - en svensk organisasjon som fremmer digital standardisering) er den fortsatt mye brukt i B2B-transaksjoner.
Peppol
Peppol-nettverket ble initiert i 2008 og formelt etablert i 2012 for å forenkle utveksling av elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tvers av landegrensene, og Peppol er i dag det foretrukne nettverket i offisielle transaksjoner. Peppol benytter et nettverk av aksesspunkter, tilrettelagt av EDI-tjenesteleverandører, som støtter både nasjonale og grenseoverskridende transaksjoner.
NEA og samtrafikk
Flertallet av EDI-leverandører som opererer i Sverige er tilknyttet NEA (Nätverket för Elektroniske Affärer), en ideell, medlemsstyrt organisasjon dedikert til fremme digitalisering av virksomheter i Sverige.
NEA har et register (NEA eRegistrering) som gjør det mulig å søke opp selskaper som kan sende og motta elektroniske dokumenter (som fakturaer og bestillinger) gjennom de tilknyttede EDI-tjenesteleverandørene. Merk at NEA eRegister ikke tilbyr nettverket for sending og mottak av elektroniske fakturaer, da dette tilrettelegges av EDI-leverandørene.
For å sende en faktura ved hjelp av NEA, må tjenesteleverandøren til avsenderen og mottakeren ha en samtrafikkavtale. Denne avtalen spesifiserer hvilke dokumentformater de skal sende seg imellom, hvordan dokumentene skal overføres, og andre tekniske detaljer. Slike avtaler gir en sikker overføring av dokumenter mellom partene. Hvis mottakeren er registrert i NEA eRegister, kan avsenderens tjenesteleverandør da videresende dokumentet til tjenesteleverandøren til mottakeren uten ytterligere avtale.
Det er derfor avgjørende å finne en EDI-leverandør som ikke bare har et stort antall samtrafikkpartnere, men som også er en aktiv deltaker i NEA-nettverket og bruker NEA eRegister til å registrere sine egne kunder.
Status for elektronisk fakturering i Sverige
Elektronisk fakturering er obligatorisk for alle offentlige transaksjoner i Sverige. I følge DIGG (Den svenske myndigheten for digital forvaltning) er mer enn 80% av fakturaene mottatt av offentlig sektor elektroniske, mens mindre enn 30% av fakturaene som sendes fra offentlig sektor til private selskaper er elektroniske. Videre, ifølge Eurostat, har omtrent 60% av små og mellomstore bedrifter i Sverige mulighet til å sende elektroniske fakturaer.
Den svenske regjeringen har aktivt fremmet elektronisk fakturering i flere år, blant annet gjennom arbeidet til DIGG og SFTI, og har oppmuntret til at dette skal bli en del av den svenske forretningskulturen. Det annonserte målet er å gjøre elektronisk fakturering obligatorisk for B2B-transaksjoner, selv om denne endringen fortsatt ligger i fremtiden.
Sende og motta elektroniske fakturaer i Sverige
For å begynne å sende og motta elektroniske fakturaer i Norge, trenger din bedrift:
- Et økonomisystem som kan importere og eksportere fakturaer i et maskinlesbart format (for eksempel Svefaktura, Peppol BIS, etc.)
- En EDI-leverandør som tilbyr et Peppol-aksesspunkt, er et aktivt medlem av NEA-fellesskapet, og har nødvendige samtrafikkavtaler med EDI-leverandørene til dine handelspartnere
- Registrering som mottaker i NEA eRegister og Peppol, vanligvis gjort av EDI-leverandøren din
Hvordan motta
For å begynne å motta elektroniske fakturaer som et svensk selskap, bør bedriften din være registrert i både NEA eRegister og i Peppol.
Leverandører som kan sende fakturaer gjennom Peppol-nettverket, begynner vanligvis automatisk å sende deg elektroniske fakturaer. For resten av leverandørene dine er imidlertid onboarding fortsatt en svært manuell prosess, selv om bedriften din er registrert i NEA eRegister.
For å raskere få leverandørene til å sende elektroniske fakturaer tilbyr ofte EDI-leverandørene onboarding-tjenester der de kontakter leverandørene for å informere dem om at du er koblet til en tjenesteleverandør og er klar til å motta elektroniske fakturaer. Leverandøren bør da kontakte sin egen EDI-leverandør for å etablere forbindelsen. Du kan selvsagt også styre denne prosessen selv.
Hvordan sende
Sammenlignet med mottak kan prosessen med å sende elektroniske fakturaer bli mer automatisert hvis du velger riktig EDI-leverandør.
EDI-leverandøren skal automatisk kunne forespørre om det mottakende selskapet er registrert i Peppol eller NEA eRegister, og deretter begynne å sende elektroniske fakturaer umiddelbart hvis dette er tilfelle.
Merk at ikke alle EDI-leverandører støtter automatisk sending til mottakere som er registrert i NEA eRegister.
Trenger jeg en EDI-tjenesteleverandør?
Det er flere skybaserte ERP-systemer tilgjengelig på markedet med integrerte Peppol-aksesspunkter som en del av tjenesten. Disse systemene er imidlertid vanligvis utilstrekkelige for elektronisk fakturering i det svenske markedet som fortsatt er sterkt avhengig av NEA eRegister og samtrafikkavtaler mellom tjenesteleverandørene.
For å sende og motta elektroniske fakturaer i Sverige trenger bedrifter derfor ofte en EDI-leverandør som både er engasjert i NEA og tilbyr et Peppol-aksesspunkt og nødvendige samtrafikkavtaler.
Disse tjenesteleverandørene vil vanligvis også tilby tilleggstjenester for å forenkle håndteringen av elektroniske fakturaer, slik som Dokumentkontroll, skanning osv.
Internasjonal elektronisk fakturering
Internasjonal fakturering er ofte komplisert: De fleste land har sine egne foretrukne formater og bruker ulike nettverk. Det er derfor avgjørende å finne riktig EDI-tjenesteleverandør når du fakturerer internasjonalt, med nødvendige samtrafikkavtaler og tilgang til relevante nettverk, samt en oversikt over gjeldende lovkrav.
For å kunne motta elektroniske fakturaer fra utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan:
- Utveksle dokumenter med tjenesteleverandøren som avsenderen av fakturaen bruker - enten via samtrafikkavtaler eller via interoperabilitetsnettverk
- Håndter forskjellige fakturaformater (for eksempel EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL, etc) og konverter disse til et format som er kompatibelt med ditt økonomisystem
Får å sende elektroniske fakturaer til utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan sikre at:
- Fakturaen kan konverteres til mottakerens foretrukne format (eller et format som er avtalt med mottakerens tjenesteleverandør)
- Fakturaen sendes til riktig mottaker, ofte ved nettverkssamarbeid, eller via samtrafikkavtaler
Suksessfaktorer for elektronisk fakturering i Sverige
- Velg riktig EDI-tjenesteleverandør: En erfaren EDI-tjenesteleverandør med et stort nettverk kan være viktig
- Registrer deg i Peppol
- Registrer deg i NEA eRegistrer
- Bruk onboarding-tjenester: Tjenesteleverandøren kan være i stand til å fremskynde prosessen med onboarding av leverandører.
- Samarbeide med en systemintegrator: Sikre sømløs integrasjon med eksisterende systemer. (Logiq har et stort og voksende nettverk av partnere som kan hjelpe deg)
- Bygg intern kompetanse: Invester i opplæring og forståelse av elektronisk fakturering blant dine ansatte
- Forbered deg på skalering: Velg løsninger som kan vokse med virksomheten din
Sammendrag
På grunn av kompleksiteten i de svenske B2B-transaksjonene, er det avgjørende å finne EDI-leverandøren som passer for ditt selskap. Sørg for å finne en EDI-leverandør med nødvendige samtrafikkavtaler og vurder om du ønsker onboarding-tjenester. Videre bør leverandøren tilby tilleggstjenester som skanning og Dokumentkontroll. Til slutt, og kanskje viktigst, bør leverandøren ha en Nordisk servicedesk som svarer raskt når du prøver å nå dem - enten dette er via telefon eller post.
Som en ledende EDI-leverandør i Norden, har Logiq kompetansen og infrastrukturen som kreves for å sikre vellykket implementering av elektronisk fakturering for svenske selskaper.
Vil du vite mer om hvordan bedriften din kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt oss for en samtale om hva som kan oppnås.