Hva er en elektronisk faktura?

‍

Elektroniske fakturaer, eller e-fakturaer, er fullstendig digitale fakturaer som sendes direkte mellom selskapenes økonomisystemer i et strukturert, maskinlesbart format.

‍

Elektronisk fakturering gir flere fordeler for bedrifter, som å spare tid og ressurser, forbedre kontrollen og fremme miljøvennlig og bærekraftig praksis.

‍

‍

Elektroniske fakturaformater og nettverk i Danmark

‍

Det mest brukte formatet for elektronisk fakturering i Danmark er OIOUBL format, en delmengde av den internasjonale standarden UBL 2.0 (Universal Business Language) fra OASIS (Organisasjonen for fremme av strukturerte informasjonsstandarder). OIOUBL 2.02 ble utgitt september 2009 og ble oppdatert til OIOUBL 2.1 mai 2022.

‍

En av fordelene med OIOUBL er standardisering av forretningsdokumenter, og siden det er basert på UBL 2.0 støtter OIOUBL en rekke forretningskrav og sikrer grenseoverskridende utveksling av dokumenter, inkludert elektroniske fakturaer.

‍

Nemhandel er den offisielle digitale infrastrukturen for utveksling av forretningsdokumenter i Danmark, både i privat og offentlig sektor. Nemhandel har vært obligatorisk for B2G-transaksjoner siden 2005 og ble stiftet og administreres av den danske regjeringen gjennom Erhvervsstyrelsen - hvis mandat er å gjøre ansvarlig forretningsdrift enkelt og attraktivt i hele Danmark.

‍

Nemhandel består av en rekke aksesspunkter samt et digitalt kontaktregister NHR (Nemhandelsregisteret), som også er en Peppol SMP (Service Metadata Publisher). Nemhandel var opprinnelig basert på NHR, OIOUBL og OIORASP (sistnevnte er tatt ut av drift).

‍

Oppsummert benytter Danmark to nettverk:

‍

• Nemhandel for innenlandstransaksjoner støtter et bredt utvalg av dokumenter
• Peppol-nettverket for grenseoverskridende transaksjoner, for å muliggjøre integrasjon med utenlandske forretningspartnere

‍

‍

Status for elektroniske fakturaer i Danmark

‍

Regjeringen i Danmark har vært proaktive i å fremme elektronisk fakturering i en årrekke, og gjorde e-fakturaer obligatorisk for B2G-transaksjoner allerede i 2005. Gjennom Nemhandel og Erhvervsstyrelsens arbeid gir myndighetene virksomheter i privat sektor det rammeverket og støtten som trengs for å digitalisere anskaffelsesprosessene sine.

‍

I dag er 99% av alle fakturaer til offentlig sektor elektroniske, og Nemhandelsregisteret har 67.633 registrerte mottakere.

‍

‍

‍

‍

Hvordan komme i gang med elektronisk fakturering i Danmark?

‍

I Danmark sendes elektroniske fakturaer innenlands hovedsakelig gjennom Nemhandelsnettverket, som består av aksesspunkter og Nemhandelsregisteret (NHR).

‍

For å sende og motta elektroniske fakturaer i Danmark trenger et selskap:

‍

• Et økonomisystem som kan sende og motta elektroniske dokumenter, for eksempel i OIOUBL 2.1-format
• Registrering i Nemhandelsregisteret eller en annen SMP (din aksesspunktleverandør gjør denne registreringen)
• Tilkobling til et aksesspunkt i Nemhandelsnettverket

‍

‍

I tillegg anbefales det at aksesspunktleverandøren registrerer deg i Peppol-nettverket.

‍

For mindre bedrifter finnes det flere skybaserte økonomisystemer med integrert Nemhandelsaksesspunkt som en del av tjenesten. Imidlertid vil de fleste mellomstore og større selskaper trenge en EDI-tjenesteleverandør som tilbyr et aksesspunkt. Disse tjenesteleverandørene vil vanligvis også tilby tilleggstjenester for å forenkle håndteringen av elektroniske fakturaer.

‍

‍

Internasjonal elektronisk fakturering

‍

Internasjonal elektronisk fakturering er ofte mer komplisert enn innenlands. De fleste land har sine egne foretrukne formater og bruker ulike nettverk. Når du fakturerer internasjonalt, er det derfor avgjørende å finne riktig EDI-tjenesteleverandør med nødvendige samtrafikkavtaler og tilgang til relevante nettverk, samt en oversikt over gjeldende juridiske krav.

‍

For å kunne motta elektroniske fakturaer fra utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan:

‍

• Utveksle dokumenter med tjenesteleverandøren som avsenderen av fakturaen bruker - enten via samtrafikkavtaler eller via interoperabilitetsnettverk.
• Håndtere forskjellige fakturaformater og konvertere disse til et format som er kompatibelt med ditt økonomisystem.

‍

‍

For å sende elektroniske fakturaer til mottakere i utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan sikre at:

• Fakturaen kan konverteres til mottakerens foretrukne format (eller et format som er avtalt med mottakerens tjenesteleverandør)
• Fakturaen sendes til riktig mottaker, ofte ved nettverkssamarbeid eller via samtrafikkavtaler

‍

‍

‍

Suksessfaktorer for elektronisk fakturering

‍

• Velg riktig EDI-tjenesteleverandør: En erfaren EDI-tjenesteleverandør med et stort nettverk kan være viktig
• Samarbeide med en systemintegrator: Sikre sømløs integrasjon med eksisterende systemer. (Logiq har et stort og voksende nettverk av partnere som kan hjelpe deg)
• Bygg intern kompetanse: Invester i opplæring og forståelse for elektronisk fakturering blant dine ansatte
• Forbered deg på skalering: Velg løsninger som kan vokse med virksomheten din

‍

‍

Sammendrag

‍

Elektronisk fakturering har for lengst etablert seg som standard for B2B-transaksjoner i Danmark. Med riktig partner og system på plass kan bedriften oppnå betydelige besparelser og effektivitetsgevinster. Som en ledende EDI-leverandør i Norden har Logiq har kompetansen og infrastrukturen som kreves for å sikre vellykket implementering av elektronisk fakturering.

‍

Vil du vite mer om hvordan bedriften din kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt oss for en samtale om hva som kan oppnås.

‍