.svg)
Hva er en elektronisk faktura?
Elektroniske fakturaer, eller e-fakturaer, er digitale fakturaer som sendes direkte mellom selskapenes økonomisystemer i et strukturert, maskinlesbart format.
Det er viktig å skille mellom elektroniske fakturaer for bedrifter (B2B) og e-faktura for privatpersoner (B2C).
For enhver bedrift gir elektronisk fakturering mange fordeler, blant annet tids- og ressursbesparelser, bedre kontroll, samt miljøvennlig og bærekraftig drift.
Elektroniske fakturaformater og nettverk i Norge
Peppol nettverket ble initiert i 2008 og formelt etablert i 2012, og danner et fundament for utveksling av elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tvers av landegrensene. Peppol er det mest utbredte nettverket i norsk sammenheng.
Tidligere var den dominerende standarden for elektroniske fakturaformater i Norge EHF (Elektronisk HandelsFormat). I 2019 ble EHF-fakturaer ugyldige å sende i Peppol-nettverket i forbindelse med overgangen fra Peppol BIS Billing 2.0 til 3.0, og i dag brukes formatet Peppol BIS Billing 3.0.
Dette formatet sikrer:
- Overholdelse av norske lovkrav
- Kompatibilitet med europeiske standarder
- Automatiske behandlingsmuligheter
- Høy sikkerhet i overføring
EHF er fortsatt en gyldig standard for andre handelsdokumenter, for eksempel bestillinger, men EHF benyttes ikke lenger til elektroniske fakturaer. Imidlertid bruker mange fortsatt begrepet "EHF-faktura" i Norge, selv om riktig begrep er Peppol BIS Billing 3.0.
Status for elektroniske fakturaer i Norge
Norge har vært en pioner innen elektronisk fakturering og siden 2012, og statlige etater har vært pålagt å kunne motta elektroniske fakturaer og kreditnotaer i standardiserte formater (først EHF, og fra 2019 Peppol BIS Billing 3.0-format).
Økningen i transaksjoner med elektronisk faktura har vært betydelig, og DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) rapporterer at nærmere 170 millioner faktura- og kreditnotatransaksjoner ble gjennomført i 2024.
Illustrasjonen nedenfor viser veksten av elektroniske fakturaer i både EHF- og Peppol BIS-formatet i Norge, med alle tall representert i millioner av transaksjoner.
Hvordan komme i gang med elektronisk faktura i Norge?
I Norge sendes elektroniske fakturaer hovedsakelig gjennom aksesspunkter i Peppol-nettverket. Avsenderens aksesspunkt finner riktig adresse for mottakeren i Peppols adresseregister. ELMA (Elektronisk mottaradresseregister) er det norske adresseregisteret, og inneholder blant annet informasjon om dokumentformater og mottakerens aksesspunkt.
For å sende og motta elektroniske fakturaer i Norge trenger en bedrift:
- Et økonomisystem som kan sende og motta elektroniske dokumenter, for eksempel i Peppol BIS Billing 3.0-format
- Registrering i ELMA eller en annen SMP (aksesspunktet gjør denne registreringen)
- Tilkobling til et aksesspunkt i Peppol-nettverket
For mindre bedrifter er det flere skybaserte økonomisystemer tilgjengelig med integrert Peppol-aksesspunkt som en del av tjenesten. På den annen side vil de fleste mellomstore og større selskaper trenge en EDI-tjenesteleverandør som tilbyr et aksesspunkt. Disse tjenesteleverandørene vil vanligvis også tilby tilleggstjenester for å forenkle håndteringen av elektroniske fakturaer.
Internasjonal elektronisk fakturering
Internasjonal elektronisk fakturering er ofte mer komplisert enn innenlands. De fleste land har sine egne foretrukne formater og bruker ulike nettverk. Når du fakturerer internasjonalt, er det derfor avgjørende å finne riktig EDI-tjenesteleverandør med nødvendige samtrafikkavtaler og tilgang til relevante nettverk, samt at leverandøren har oversikt over gjeldende juridiske krav.
For å kunne motta elektronisk fakturas fra utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som kan:
- Utveksle dokumenter med tjenesteleverandøren som avsenderen av fakturaen bruker - enten via samtrafikkavtaler eller via interoperabilitetsnettverk.
- Håndter ulike fakturaformater og kan konvertere disse til et format som er kompatibelt med ditt økonomisystem.
For å sende elektroniske fakturaer til mottakere i utlandet må du være koblet til en EDI-tjenesteleverandør som sikrer at:
- Fakturaen konverteres til mottakerens foretrukne format (eller et format som er avtalt med mottakerens tjenesteleverandør)
- Fakturaen sendes til riktig mottaker, ofte ved nettverkssamarbeid, eller via samtrafikkavtaler
Suksessfaktorer for elektronisk fakturering
- Velg riktig EDI-tjenesteleverandør: En erfaren EDI-tjenesteleverandør med et stort nettverk kan være viktig
- Samarbeid med en systemintegrator: Sikre sømløs integrasjon med dine eksisterende systemer. (Logiq har et stort og voksende nettverk av partnere som kan hjelpe deg)
- Bygg intern kompetanse: Invester i opplæring og forståelse for elektronisk fakturering for dine ansatte
- Forbered deg på skalering: Velg løsninger som kan vokse med virksomheten din
Sammendrag
Elektronisk fakturering har for lengst etablert seg som standarden for B2B-transaksjoner i Norge. Med riktig partner og løsning på plass kan bedriften din oppnå betydelige besparelser og effektivitetsgevinster. Som en ledende EDI-leverandør i Norden har Logiq har kompetansen og infrastrukturen som kreves for å sikre vellykket implementering av elektronisk fakturering.
Vil du vite mer om hvordan bedriften din kan komme i gang med elektronisk faktura? Kontakt oss for en samtale om hva som kan oppnås.