.svg)
Vad är en elektronisk faktura?
Elektroniska fakturor, eller e-fakturor, är helt digitala fakturor som skickas direkt mellan företagens ekonomisystem i ett strukturerat, maskinläsbart format.
Det är viktigt att skilja mellan e-fakturor riktade till företag (B2B) och fakturor för privatpersoner (B2C).
För företag innebär elektronisk fakturering en rad fördelar, såsom tids- och resursbesparingar, förbättrad kontroll över fakturahanteringen samt möjligheten att bedriva en mer miljövänlig och hållbar verksamhet.
Elektroniska fakturaformat och nätverk i Norge
Peppol-nätverket etablerades 2008 och formaliserades 2012 med syftet att möjliggöra säker och standardiserad utväxling av elektroniska fakturor och andra affärsdokument över nationsgränser. I Norge är Peppol det mest använda nätverket för elektronisk fakturering och spelar en central roll i digitaliseringen av affärskommunikation.
Tidigare var den dominerande standarden för elektroniska fakturaformat i Norge EHF (Electronic Trading Format). Men i samband med övergången från Peppol BIS Billing 2.0 till den nyare versionen 3.0 år 2019, blev det inte längre tillåtet att skicka EHF-fakturor inom Peppol-nätverket. Idag är Peppol BIS Billing 3.0 det gällande formatet för elektronisk fakturering i Norge och används både inom offentlig och privat sektor.
Detta format säkerställer:
- Överensstämmelse med norska lagkrav
- Kompatibilitet med europeiska standarder
- Automatiska bearbetningsmöjligheter
- Hög säkerhet vid överföring
EHF är fortfarande en giltig och använd standard för andra kommersiella dokument, såsom order och kataloger, men används inte längre för själva fakturor inom Peppol-nätverket. Trots detta lever begreppet "EHF-faktura" kvar i vardagligt språkbruk i Norge. Det korrekta formatet som faktiskt används för elektroniska fakturor i dag är Peppol BIS Billing 3.0, men många fortsätter att kalla det för EHF.
Status för elektroniska fakturor i Norge
Norge har varit en pionjär inom elektronisk fakturering och var tidigt ute med att införa krav på standardiserade format. Sedan 2012 har alla statliga myndigheter varit skyldiga att kunna ta emot elektroniska fakturor och kreditnotor i strukturerade format. Inledningsvis gällde detta EHF-formatet, men från 2019 ersattes det av Peppol BIS Billing 3.0, som nu är den gällande standarden för e-fakturor i Norge.
Ökningen av elektroniska fakturatransaktioner i Norge har varit markant. Enligt DFØ (den norska myndigheten för offentlig och ekonomisk förvaltning) genomfördes närmare 170 miljoner elektroniska fakturor och kreditnotor under 2024. Denna utveckling understryker hur väl etablerad e-fakturering har blivit i både offentlig och privat sektor – och visar på de effektivitetsvinster som uppnås genom digitala och standardiserade processer.
Illustrationen nedan visar tillväxten av elektroniska fakturor i både EHF- och Peppol BIS-format i Norge, med alla siffror representerade i miljoner transaktioner.
Hur kommer jag igång med elektronisk fakturering i Norge?
I Norge skickas elektroniska fakturor huvudsakligen via accesspunkter i Peppol-nätverket. Avsändarens accesspunkt hittar rätt adress för mottagaren i Peppols adressregister. ELMA (Elektronisk mottagare- och adressregister) är det norska adressregistret och innehåller bland annat information om dokumentformat och mottagares accesspunkt.
För att skicka och ta emot elektroniska fakturor i Norge behöver ett företag:
- Ett ekonomisystem som kan skicka och ta emot elektroniska dokument, t.ex. i Peppol BIS Billing 3.0-format
- Registrering i ELMA eller annan SMP (din accesspunktsleverantör gör denna registrering)
- Anslutning till en accesspunkt i Peppol-nätverket
För mindre företag finns det flera molnbaserade ekonomisystem tillgängliga med Peppol- accesspunkt integrerat som en del av deras tjänst. För medelstora och större företag ser behoven ofta annorlunda ut. Dessa företag hanterar vanligtvis en större volym affärsdokument och har mer komplexa processer, vilket gör att de i regel behöver samarbeta med en EDI-tjänsteleverantör som erbjuder tillgång till en Peppol-accesspunkt. Sådana leverantörer tillhandahåller inte bara själva accesspunkten, utan också ett brett utbud av tilläggstjänster – exempelvis formatkonvertering, validering, arkivering och systemintegration – som förenklar och effektiviserar hanteringen av elektroniska fakturor och andra affärsdokument i stor skala.
Internationell elektronisk fakturering
Internationell elektronisk fakturering är ofta mer komplex än inhemsk. De flesta länder har sina egna föredragna format och använder olika nätverk. Vid internationell fakturering är det därför avgörande att hitta rätt EDI-tjänsteleverantör med nödvändiga samtrafikavtal och tillträde till relevanta nät samt en översikt över tillämpliga rättsliga krav.
För att kunna ta emot elektroniska fakturor från utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan:
- Utväxla dokument med den tjänsteleverantör som fakturans avsändare använder - antingen via samtrafikavtal eller via driftskompatibilitetsnät.
- Hantera olika fakturaformat och konvertera dessa till ett format som är kompatibelt med ditt ekonomisystem.
För att kunna skicka elektroniska fakturor utomlands måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan säkerställa att:
- Fakturan kan konverteras till mottagarens föredragna format (eller ett format som avtalats med mottagarens tjänsteleverantör)
- Fakturan skickas till rätt mottagare, ofta genom nätverkssamarbete eller via samtrafikavtal
Framgångsfaktorer för elektronisk fakturering
- Välj rätt EDI-tjänsteleverantör: En erfaren EDI-tjänsteleverantör med ett stort nätverk kan underlätta
- Samarbeta med en systemintegratör: Säkerställ sömlös integration med dina befintliga system. (Logiq har ett stort och växande nätverk av samarbetspartners som kan hjälpa dig)
- Bygg intern kompetens: Investera i utbildning och förståelse för elektronisk fakturering för dina anställda
- Förbered dig på att kunna skala upp: Välj lösningar som kan växa med ditt företag även när verksamheten expanderar
Sammanfattning
Elektronisk fakturering har sedan länge etablerat sig som standard för B2B-transaktioner. Med rätt partner och system på plats kan ditt företag uppnå betydande besparingar och effektivitetsvinster. Som en ledande EDI-leverantör i Norden, har Logiq den kompetens och infrastruktur som krävs för att säkerställa en framgångsrik implementering av elektronisk fakturering.
Vill du veta mer om hur ditt företag kan komma igång med elektronisk fakturering? Kontakta oss för ett samtal om era framtida möjligheter!