Vad är elektronisk fakturering?

‍

Elektroniska fakturor, eller e-fakturor, är helt digitala fakturor som skickas direkt mellan företagens ekonomisystem i ett strukturerat och maskinläsbart format.

‍

Genom att digitalisera fakturaflödet kan företag spara både tid och resurser, samtidigt som de får bättre kontroll och spårbarhet i sina ekonomiska processer. Dessutom bidrar elektronisk fakturering till mer miljövänliga och hållbara arbetssätt genom att minska behovet av papperskopior och fysisk hantering.

‍

‍

Elektroniska fakturaformat och nätverk i Danmark

‍

Det vanligaste formatet för elektronisk fakturering i Danmark är OÚBLO som är en lokal anpassning av den internationella standarden UBL 2.0 (Universal Business Language), utvecklad av OASIS – Organisationen för främjande av strukturerade informationsstandarder. Version OIOUBL 2.02 lanserades i september 2009 och uppdaterades senast i maj 2022 till version 2.1. Formatet används i stor utsträckning inom både offentlig och privat sektor i Danmark och utgör en central komponent i landets digitala fakturainfrastruktur.

‍

En av de stora fördelarna med OIOUBL är dess standardisering av affärsdokument. Eftersom formatet är baserat på UBL 2.0, stöder det en rad olika affärskrav och dokumenttyper. Detta möjliggör en effektiv och säker gränsöverskridande utväxling av information – inklusive elektroniska fakturor – mellan företag och organisationer, både inom och utanför Danmark. Standardiseringen minskar komplexiteten, förbättrar interoperabiliteten och bidrar till en smidigare digital handel.

‍

Nemhandel är den officiella digitala infrastrukturen för utväxling av affärsdokument i Danmark, både inom den privata och offentliga sektorn. Systemet har varit obligatorisk för B2G-transaktioner sedan 2005 och förvaltas och grundas av den danska regeringen genom Erhvervsstyrelsen, vars uppdrag är att göra ansvarsfullt företagande enkelt och attraktivt i hela Danmark.

‍

Nemhandel består av ett nätverk av accesspunkter samt ett digitalt kontaktregister NHR (Nönhandel Register), som fungerar som en Peppol SMP (Service Metadata Publisher). Nemhandel byggdes ursprungligen på tre centrala komponenter: NHR, OIOUBL och OIORASP. Av dessa har OIORASP sedan dess avvecklats, medan de övriga fortfarande utgör viktiga delar av infrastrukturen.

‍

Sammanfattningsvis använder Danmark två nätverk:

‍

• Nemhandel för inhemska transaktioner, som stöder ett bredare urval av dokument
• Peppols nätverk för landsöverskridande transaktioner, för att möjliggöra smidigare integration med utländska affärspartners

‍

‍

Status för elektroniska fakturor i Danmark

‍

Den danska regeringen har under många år varit proaktiv i att främja elektronisk fakturering och införde redan 2005 ett krav på e-fakturor vid alla B2G-transaktioner.Genom den nationella infrastrukturen Nemhandel och det kontinuerliga arbetet från Erhvervsstyrelsen får även företag inom den privata sektorn tillgång till en tydlig ram och det stöd som krävs för att digitalisera sina upphandlings- och faktureringsprocesser. Initiativen har skapat en stark grund för ökad effektivitet, transparens och standardisering i både offentlig och privat sektor.

‍

I dag är 99 % av alla fakturor som skickas till den offentliga sektorn i Danmark elektroniska, vilket visar på den höga graden av digital mognad i landets upphandlingssystem. Nemhandelsregistret, som utgör en central del av infrastrukturen, har i dagsläget 67 633 registrerade mottagare,

‍

‍

‍

‍

Så kommer man igång med elektronisk fakturering i Danmark

‍

I Danmark hanteras inhemsk elektronisk fakturering främst genom Nemhandel-nätverket, som består av ett system av accesspunkter samt ett centralt register – Nemhandelsregisteret (NHR).

‍

För att ett företag ska kunna skicka och ta emot elektroniska fakturor via Nemhandel krävs:

‍

• Ett ekonomisystem som kan skicka och ta emot elektroniska dokument, t.ex. i OIOUBL 2.1-format
• Registrering i Nemhandelsregisteret eller annan SMP (din accesspunktsleverantör gör denna registrering)
• Anslutning till en accesspunkt i Nemhandelsnätet

‍

‍

Dessutom rekommenderas att accesspunktsleverantören registrerar dig i Peppol-nätverket.

‍

För mindre företag finns flera molnbaserade ekonomisystem tillgängliga som har integrerade Nemhandel-accesspunkter som en del av tjänsten. Dessa lösningar gör det enkelt att komma igång med elektronisk fakturering utan behov av teknisk integration. De flesta medelstora och större företag behöver en EDI-tjänsteleverantör som erbjuder en accesspunkt. Dessa leverantörer tillhandahåller vanligtvis även tilläggstjänster som underlättar hantering, övervakning och anpassning av elektroniska fakturaflöden.

‍

‍

Internationell elektronisk fakturering

‍

Internationell elektronisk fakturering är ofta mer komplex än inhemsk, eftersom olika länder har egna föredragna format, tekniska standarder och nätverk för fakturautväxling. Vid fakturering över landsgränser är det därför avgörande att välja en EDI-tjänsteleverantör med nödvändiga samtrafikavtal och tillträde till relevanta nät. Lika viktigt är att leverantören har god kunskap om de rättsliga kraven som gäller i respektive mottagarland.

‍

För att kunna ta emot elektroniska fakturor från utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan:

‍

• Utväxla dokument med den tjänsteleverantör som fakturans avsändare använder - antingen via samtrafikavtal eller via interoperabilitetsnät.
• Hantera olika fakturaformat och konvertera dessa till ett format som är kompatibelt med ditt ekonomisystem.

‍

‍

För att kunna skicka elektroniska fakturor utomlands måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan säkerställa att:

• Fakturan kan konverteras till mottagarens föredragna format (eller ett format som avtalats med mottagarens tjänsteleverantör)
• Fakturan skickas till rätt mottagare, ofta genom nätverkssamarbete eller via samtrafikavtal

‍

‍

‍

Framgångsfaktorer för elektronisk fakturering

‍

• Välj rätt EDI-tjänsteleverantör: En erfaren EDI-tjänsteleverantör med ett stort nätverk underlättar hantering och samarbete över olika system och partner.
• Samarbeta med en systemintegratör: Säkerställ sömlös integration med dina befintliga system. (Logiq har ett stort och växande nätverk av samarbetspartners som kan hjälpa dig)
• Bygg intern kompetens: Investera i utbildning och förståelse för e-fakturering för dina anställda
• Förbered dig för att skala upp: Välj lösningar som kan växa och anpassas i takt med företagets expansion.

‍

‍

Sammanfattning

‍

Elektronisk fakturering har sedan länge etablerat sig som standard för B2B-transaktioner. Med rätt partner och system på plats kan ditt företag uppnå betydande besparingar och effektivitetsvinster. Som en ledande EDI-leverantör i Norden, har Logiq den kompetens och infrastruktur som krävs för att säkerställa en framgångsrik implementering av elektronisk fakturering.

‍

Vill du veta mer om hur ditt företag kan komma igång med elektronisk fakturering? Kontakta oss för ett samtal om vilka möjligheter som finns.

‍