.svg)
Vad är en elektronisk faktura?
Elektroniska fakturor, eller e-fakturor, är digitala fakturor som överförs direkt mellan företags ekonomisystem i ett strukturerat och maskinläsbart format. I den här artikeln avser begreppet dokument som skickas mellan företag (B2B) eller mellan företag och offentlig sektor (B2G), och inte mellan företag och privatpersoner (B2C).
Elektroniska fakturaformat och nätverk i Sverige
Sverige finns flera format för elektronisk fakturering. Regeringen rekommenderar användning av Peppol BIS Billing 3.0, men även äldre format som Svefaktura och EDIFACT förekommer fortfarande.
Sedan april 2019 är Peppol BIS Billing 3.0 obligatoriskt vid B2G-transaktioner. Svefaktura stöds inte längre av SFTI (Single Face To Industry), som arbetar för digital standardisering, men används fortfarande i stor utsträckning inom B2B.
Peppol
Peppol-nätverket påbörjades 2008 och etablerades formellt 2012 för att möjliggöra utväxling av elektroniska fakturor och andra affärsdokument över nationsgränser. Det är det föredragna nätverket för officiella transaktioner. Peppol bygger på ett system av accesspunkter (Access Points, AP) som tillhandahålls av EDI-leverantörer (Electronic Data Interchange). Dessa stödjer både nationella och internationella transaktioner.
NEA och driftskompatibilitet
Majoriteten av EDI-leverantörer som är verksamma i Sverige är anslutna till NEA (Nätverket för Elektroniska Affärer), en ideell, medlemsstyrd organisation som verkar för att främja elektronisk affärskommunikation i Sverige.
NEA är värd för ett register (NEA eRegistrera) som gör det möjligt att identifiera företag som kan skicka och ta emot elektroniska dokument, såsom fakturor och beställningar, via sina anslutna EDI-leverantörer. Det är viktigt att notera att NEA eRegister inte fungerar som ett överföringsnätverk i sig – själva utväxlingen av dokument sker via de respektive EDI-leverantörerna.
För att en faktura ska kunna skickas inom NEA-nätverket krävs att både avsändarens och mottagarens tjänsteleverantörer har ett samtrafikavtal. Ett sådant avtal definierar vilka dokumentformat som ska användas, hur överföringen sker och andra tekniska specifikationer – vilket säkerställer en trygg och effektiv dokumentöverföring mellan parterna. Om mottagaren finns registrerad i NEA eRegister kan avsändarens EDI-leverantör skicka fakturan direkt till mottagarens leverantör utan att ett separat avtal mellan företagen behöver upprättas.
Det är därför avgörande att välja en EDI-leverantör som inte bara har ett brett nätverk av interoperabilitetspartners, utan också är en aktiv medlem i NEA och kontinuerligt registrerar sina kunder i NEA eRegister.
Status för elektronisk fakturering i Sverige
Elektronisk fakturering är obligatorisk för alla offentliga transaktioner i Sverige. Enligt DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) är över 80 % av de fakturor som tas emot av offentlig sektor i elektroniskt format.Däremot är andelen elektroniska fakturor som skickas från offentlig sektor till privata företag fortfarande låg – mindre än 30 %. Enligt statistik från Eurostat kan cirka 60% av små och medelstora företag i Sverige skicka e-fakturor.
Den svenska regeringen har under lång tid aktivt arbetat för att främja elektronisk fakturering, bland annat genom initiativ från DIGG och SFTI (Single Face To Industry), i syfte att etablera e-fakturering som norm inom näringslivet. Ett långsiktigt mål är att införa obligatorisk e-fakturering även för B2B-transaktioner, men detta ligger fortfarande i framtiden och är ännu inte reglerat i lag.
Skicka och ta emot elektroniska fakturor i Sverige
För att börja skicka och ta emot elektroniska fakturor i Sverige behöver ditt företag:
- Ett ekonomisystem som kan importera och exportera fakturor i ett maskinläsbart format (t.ex. Svefaktura, Peppol BIS med flera)
- En EDI-leverantör som erbjuder en Peppol-accesspunkt, är aktiv medlem i NEA-gemenskapen och har nödvändiga samtrafikavtal med EDI-leverantörerna till dina affärspartners
- Registrering som mottagare i NEA eRegister och Peppol, vilket vanligtvis hanteras av din EDI-leverantör
Så tar man emot elektroniska fakturor
För att börja ta emot elektroniska fakturor som svenskt företag bör ditt företag vara registrerat både i NEA eRegister och i Peppol.
Leverantörer som kan skicka fakturor via Peppol-nätverket börjar oftast automatiskt att skicka elektroniska fakturor till dig. För övriga leverantörer är onboarding däremot fortfarande en ganska manuell process, även om ditt företag är registrerat i NEA eRegister.
För att snabba på processen med att få leverantörerna att börja skicka elektroniska fakturor erbjuder ofta din EDI-leverantör onboardingtjänster där de kontaktar leverantörerna för att informera om att du är ansluten till en tjänsteleverantör och redo att ta emot elektroniska fakturor. Leverantören bör då kontakta sin egen EDI-leverantör för att upprätta anslutningen. Självklart kan du även driva denna process själv.v.
Så skickar man elektroniska fakturor
Jämfört med mottagandet kan processen för att skicka elektroniska fakturor automatiseras i högre grad om du väljer rätt EDI-leverantör.
Din EDI-leverantör ska automatiskt kunna kontrollera om det mottagande företaget är registrerat i Peppol eller NEA eRegister, och om så är fallet, omedelbart börja skicka elektroniska fakturor.
Observera att inte alla EDI-leverantörer stödjer automatisk sändning till mottagare registrerade i NEA eRegister.
Behöver jag en EDI-tjänsteleverantör?
Det finns flera molnbaserade ERP-system på marknaden som har inbyggda Peppol-accesspunkter som en del av sin tjänst. Dessa system är dock oftast otillräckliga för elektronisk fakturering på den svenska marknaden, som fortfarande är starkt beroende av NEA eRegister och samtrafikavtal mellan tjänsteleverantörer.
Därför att skicka och ta emot elektroniska fakturor i Sverige, behöver företag en EDI-tjänsteleverantör som både är aktiv i NEA och erbjuder Peppol-accesspunkt samt nödvändiga samtrafikavtal.
Dessa leverantörer erbjuder vanligtvis även tilläggstjänster för att förenkla hanteringen av elektroniska fakturor, såsom dokumentkontroll, skanning med mera.
Internationell elektronisk fakturering
Att fakturera internationellt är ofta komplext – de flesta länder har egna preferenser för fakturaformat och använder olika nätverk. Därför är det avgörande att välja rätt EDI-leverantör vid internationell fakturering. Leverantören bör ha nödvändiga samtrafikavtal och tillgång till relevanta nätverk, samt god kunskap om aktuella lagkrav.
För att kunna ta emot elektroniska fakturor från utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan:
- Utväxla dokument med fakturautställarens tjänsteleverantör – antingen via samtrafikavtal eller interoperabilitetsnätverk
- Hantera olika fakturaformat (t.ex. EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL, etc) och konvertera dem till ett format som är kompatibelt med ditt ekonomisystem
För att kunna skicka elektroniska fakturor till utlandet måste du vara ansluten till en EDI-tjänsteleverantör som kan säkerställa att:
- Fakturan kan konverteras till mottagarens föredragna format (eller ett format som överenskommits med mottagarens tjänsteleverantör)
- Fakturan skickas till rätt mottagare, ofta genom nätverkssamarbete eller via samtrafikavtal
Framgångsfaktorer för elektronisk fakturering i Sverige
- Välj rätt EDI-tjänsteleverantör: En erfaren EDI-leverantör med ett omfattande nätverk kan vara avgörande
- Registrera dig i Peppol
- Registrera dig i NEA eRegister
- Använd onboardingtjänster: En EDI-leverantör kan ofta snabba upp processen med att onboarda leverantörer.
- Samarbeta med en systemintegratör: För att säkerställa en smidig integration med befintliga system (Logiq har ett stort och växande nätverk av samarbetspartners som kan hjälpa dig)
- Bygg intern kompetens: Investera i utbildning och förståelse för e-fakturering för dina anställda
- Förbered för tillväxt: Välj lösningar som kan växa med ditt företag
Sammanfattning
Med tanke på komplexiteten i svenska B2B-transaktioner är det avgörande att välja en EDI-leverantör som passar just ditt företag. Se till att leverantören har rätt samtrafikavtal och fundera över om du behöver onboarding-tjänster. Det är också fördelaktigt om leverantören erbjuder tilläggstjänster som skanning och dokumentkontroll. Slutligen, och kanske viktigast av allt, bör leverantören ha en Nordisk servicedesk som svarar snabbt när du försöker nå dem - oavsett om det är via telefon eller e-post.
Som en ledande EDI-leverantör i Norden, har Logiq den kompetens och infrastruktur som krävs för att säkerställa en framgångsrik implementering av elektronisk fakturering för svenska företag.
Vill du veta mer om hur ditt företag kan komma igång med elektronisk fakturering? Kontakta oss för ett samtal om er framtid.