Obligatorisk elektronisk fakturering i Tyskland - dette må du vite

Den tyske Bundesrat vedtok loven om vekstmuligheter (Wachstumschancengesetz) 22. mars 2024 for å fremme forretningsvekst, forenkle skatter og sikre skatterettferdighet/bekjempe skattesvindel. I januar 2027 vil B2B e-fakturering være obligatorisk for selskaper med en omsetning på mer enn €800.000, og i januar 2028 vil B2B e-fakturering være obligatorisk for alle selskaper lokalisert i Tyskland. Imidlertid må alle tyske selskaper kunne motta elektroniske fakturaer allerede fra januar 2025.

‍

Den nye loven er i tråd med det europeiske forslaget VIDA (VAT in the Digital Age) og bruker av formater som er i samsvar med den europeiske standarden EN 16931, men den nye lovgivningen stiller foreløpig ikke krav til å sende informasjon til skattemyndighetene.

‍

‍

Hva er en elektronisk faktura i henhold til de nye tyske reglene?

‍

En elektronisk faktura er definert som en faktura som er utstedt, overført og mottatt i et strukturert elektronisk format og som inneholder data i et maskinlesbart format som automatisk kan importeres til kjøperens system uten manuell oppføring.

‍

En PDF sendt via e-post vil ikke lenger kvalifisere som en e-faktura, men vil forbli gyldig i overgangsperioden frem til januar 2027.

‍

Loven skiller mellom elektroniske fakturaer (fakturaer i XRechnung og ZugFerd, og de som er kompatible med den europeiske standarden EN 16931) og «andre fakturaer», og bare elektroniske fakturaer vil aksepteres.

‍

‍

Implementeringstidslinje

‍

1. januar 2025

‍

• Alle virksomheter må kunne motta elektroniske fakturaer.
• Papirfakturaer kan kun brukes med mottakerens samtykke.

‍

1. januar 2027

‍

• Bedrifter med en årlig omsetning på over €800 000 må utstede elektroniske fakturaer for B2B-transaksjoner.

‍

1. januar 2028

‍

• Alle tyske virksomheter må utstede elektroniske fakturaer for B2B-transaksjoner.

‍

‍

Hvem er berørt av mandatet?

‍

Mandatet dekker innenlands B2B-transaksjoner mellom tyske selskaper, men ekskluderer fakturaer under €250 og billetter for transport (som i visse tilfeller fungerer som fakturaer).

‍

E-faktureringsmandatet gjelder for:

‍

• Entreprenører med hovedkontor eller ledelse i Tyskland
• Bedrifter med fast driftssted i Tyskland som er involvert i transaksjonene
• Bedrifter som har forretningsaddresse eller vanlig bosted i Tyskland

‍

‍

Godkjente formater

‍

Elektroniske fakturaer i Tyskland må overholde den europeiske standarden CEN 16931. De vanligste formatene er:

‍

• Zugferd: Et hybridformat som kombinerer en menneskelesbar PDF med en innebygd XML-fil. I samsvar med EN16931 siden mars 2022 (versjon 2.0.1 og nyere)
• XRechnung: XML-fil i syntaksen «Cross-Industry Invoice» (CII) eller syntaksen «Universal Business Language» (UBL)
• Peppol BIS Billing 3.0: E-fakturaformatet i Peppol, basert på UBL-syntaks.
• Andre formater som er i samsvar med den europeiske standarden

‍

Når mandatet er fullt implementert, vil bare kompatible elektroniske fakturaer være kvalifisert for momsfradrag. Fakturaer som ikke overholder kravene (f.eks. PDF-filer eller papir) vil ikke bli ansett som gyldige for skattemessige formål med mindre spesifikke overgangsregler gjelder.

‍

Merk:

• Elektronisk arkivering: Den elektroniske fakturaen må lagres i sitt opprinnelige, uendrede format.
• Korrigerte fakturaer: En elektronisk faktura kan ikke rettes eller endres på ikke-elektroniske måter - korreksjonen må gjøres i samme format som den opprinnelige fakturaen.

‍

‍

Hva bedrifter bør gjøre for å forberede seg

‍

Overgangen til obligatorisk elektronisk fakturering representerer en viktig modernisering av Tysklands forretningsinfrastruktur. For å tilpasse seg bør tyske selskaper:

‍

• Gjennomgå eksisterende systemer: Undersøk ERP-systemene og faktureringsprogramvare for å finne ut om de kan opprette og motta elektroniske fakturaer i de nødvendige formatene.
• Vurdere implementeringsalternativer: Bestemme om de vil oppdatere eksisterende ERP-systemer for sende elektronisk faktura direkte, eller bruke eksterne EDI-tjenesteleverandører for å bistå.
• Analysere forretningsprosesser: Benytte anledningen til å gjennomgå innkjøps-, salgs-, regnskaps- og faktureringsprosesser med sikte på sentralisering og standardisering.
• Tenke på det bredere landskapet: Selv om Tyskland ennå ikke har kunngjort digitale rapporteringskrav knyttet til dette mandatet, bør bedrifter overvåke utviklingen når myndighetene retter seg mot EUs ViDA-initiativ.

‍

Ettersom mottak av elektroniske fakturaer allerede er obligatorisk, må selskapene bestemme om de er rustet til å håndtere elektroniske fakturaer - eller nå velge en passende EDI-tjenesteleverandør for hjelp.

‍

‍

Fordeler med overgangen

‍

Til tross for de innledende utfordringene med å tilpasse seg til å motta og sende elektroniske fakturaer, gir obligatorisk elektronisk fakturering betydelige fordeler: raskere dokumentbehandling som fører til raskere betalinger, reduserte papir- og portokostnader, større mulighet for prosessautomatisering og sanntids fakturainformasjon for forretningsadministrasjon. Fra myndighetenes perspektiv vil strukturert elektronisk fakturering bidra til å redusere momssvindel og forbedre skatteetterlevelsen.

‍

Selv om overgangen krever nøye planlegging og mulige systemoppdateringer, gjør de langsiktige fordelene med økt effektivitet og automatisering det til en verdifull investering for bedrifter som opererer i Tyskland.

‍