.svg)
Obligatorisk e-fakturering i Tyskland - vad du behöver veta
Det tyska förbundet (Bundesrat) antog lagen om tillväxtmöjligheter (Wachstumschancengesetz) den 22 mars 2024. Syftet med lagen är att främja företagstillväxt, förenkla skattesystemet och säkerställa rättvis beskattning samt bekämpa skattebedrägerier. I januari 2027 kommer B2B e-fakturering att vara obligatorisk för företag med en årsomsättning på mer än €800.000 och i januari 2028 kommer B2B e-fakturering att vara obligatorisk för alla företag i Tyskland. Alla tyska företag måste dock kunna ta emot elektroniska fakturor från januari 2025.
Även om det är i linje med det europeiska förslaget VIDA (moms i den digitala tidsåldern), och bygger på format som uppfyller den europeiska standarden EN 16931. I dagsläget finns dock inga krav på att skicka fakturainformation till skattemyndigheterna.
Vad är en e-faktura enligt de nya tyska reglerna?
En elektronisk faktura definieras som en faktura som skapas, överförs och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format och innehåller maskinläsbar information som kan importeras automatiskt till mottagarens system – utan manuell inmatning.
En PDF som skickas via e-post räknas inte som en elektronisk faktura, men kommer att vara tillåten under en övergångsperiod fram till januari 2027.
Lagen skiljer mellan e-fakturor (fakturor i XRechnung och ZugFerd, och de som är kompatibla med den europeiska standarden EN 16931) och ”övriga fakturor”, eftersom endast e-fakturor accepteras.
Tidslinje för införande
1 Januari, 2025
- Alla företag måste kunna ta emot e-fakturor.
- Pappersfakturor kan endast användas med mottagarens godkännande.
1 Januari, 2027
- Företag med en årlig omsättning på över 800 000 euro måste utfärda e-fakturor för alla B2B-transaktioner.
1 Januari, 2028
- Alla företag i Tyskland måste utfärda e-fakturor för B2B-transaktioner.
Vilka berörs av mandatet?
Mandatet omfattar inhemska B2B-transaktioner mellan tyskt etablerade företag, men exkluderar fakturor under 250 euro och biljetter för transporter som fungerar som fakturor.
E-faktureringsmandatet gäller för:
- Entreprenörer med säte eller ledningsort i Tyskland
- Företag med fast driftställe i Tyskland som är involverade i transaktionen
- Företag med affärsadress eller stadigvarande hemvist i Tyskland
Godkända format
E-fakturor i Tyskland måste uppfylla den europeiska standarden CEN 16931. De godkända formaten är:
- Zugferd: Ett hybridformat som kombinerar en läsbar PDF med en inbäddad XML-fil. Överensstämmer med EN16931 sedan mars 2022 (version 2.0.1 och senare)
- XRequirement: XML-fil i syntaxen ”Cross-Industry Invoice” (CII) eller syntaxen ”Universal Business Language” (UBL)
- Peppol BIS Billing 3.0: E-fakturaformatet i Peppol, baserat på UBL
- Andra format som överensstämmer med den europeiska standarden
När regelverket är fullt implementerat kommer endast kompatibla elektroniska fakturor att vara berättigade till momsavdrag. Fakturor i PDF- eller pappersformat kommer inte längre att anses giltiga för skattemässiga ändamål, såvida inte särskilda övergångsregler gäller.
Viktigt att komma ihåg :
- Elektronisk arkivering: Den elektroniska fakturan måste lagras i sitt ursprungliga, oförändrade format.
- Korrigerande fakturor: En elektronisk faktura kan inte korrigeras eller ändras på annat sätt än elektroniskt - ändringen måste göras i samma format som den ursprungliga fakturan.
Vad företag bör göra för att förbereda sig
Övergången till obligatorisk e-fakturering markerar ett viktigt steg i moderniseringen av Tysklands affärsinfrastruktur. För att anpassa sig bör tyska företag vidta följande åtgärder:
- Granska befintliga system: Undersök affärssystem och faktureringsprogram för att avgöra om de kan skapa och ta emot e-fakturor i önskat format.
- Utvärdera implementationsalternativ: Avgör om ni vill uppgradera era befintliga ERP-system för att kunna skicka e-fakturor direkt, eller om det är bättre att anlita en extern EDI-tjänsteleverantör som kan bistå med processen.
- Analysera affärsprocesser: Ta tillfället i akt att se över inköps-, sälj-, ekonomi- och faktureringsrutiner med målet att centralisera och standardisera arbetsflöden.
- Tänk långsiktigt och strategiskt: Även om Tyskland ännu inte har infört några digitala rapporteringskrav kopplade till detta mandat, bör företag hålla sig uppdaterade om utvecklingen – särskilt med tanke på EU:s kommande ViDA-initiativ (VAT in the Digital Age).
Eftersom mottagande av elektroniska fakturor redan är obligatoriskt, måste företag nu ta ställning till om de har kapacitet att hantera e-fakturor internt – eller om de bör välja en pålitlig EDI-leverantör som kan erbjuda stöd och expertis.
Fördelar med övergången
Trots de initiala utmaningarna med att införa elektronisk fakturering, medför det nya kravet stora fördelar: snabbare dokumenthantering som leder till kortare betaltider, minskade kostnader för papper och porto, ökade möjligheter till processautomatisering samt tillgång till fakturainformation i realtid – något som gynnar affärsstyrning och beslutsfattande. Ur myndigheternas perspektiv bidrar strukturerad elektronisk fakturering till att minska momsfusk och förbättra skatteefterlevnad.
Även om övergången kräver noggrann planering och eventuella systemuppdateringar, innebär de långsiktiga vinsterna i form av effektivisering och automatisering en värdefull investering för alla företag som är verksamma i Tyskland.