.svg)
Touchless fakturabehandling starter før fakturaen mottas
Kort oppsummert
- Med elektronisk faktura kommer fakturadataene i et strukturert format. Automatiseringen av leverandørreskontroen starter med rene data, ikke med skanning og manuell registrering.
- Optimera, en del av Saint-Gobain Distribution Norway, bruker elektronisk faktura fra Logiq og AP-automatisering fra Medius. Konsernet behandler opptil 840 000 fakturaer i året, og rundt 80 % av fakturaene med innkjøpsordre (PO-fakturaer) og 74 % av fakturaene uten ordre går touchless gjennom flyten.
- Logiq Dokumentkontroll leser hele fakturaen, finner referanser som ordrenummer og prosjektnummer, og kontrollerer dem før fakturaen når økonomiavdelingen din.
- Kravene til elektronisk faktura sprer seg i Europa. Belgia, Frankrike og Polen krever allerede elektronisk faktura, Tyskland faser inn sine krav, Norge har vedtatt regler fra 2027, og Sverige utreder saken.
Jeg har jobbet med salg i 30 år og hjulpet virksomheter med å digitalisere dokumentene sine, de siste fem årene i Logiq. 22. september 2026 deltok jeg sammen med Medius og vår felles kunde Optimera på et webinar om ett spørsmål: Hva om du ikke trengte å tenke på fakturaer i det hele tatt? Her er det vi gikk gjennom.
Hva er elektronisk faktura, og hvorfor er det viktig for AP-automatisering?
Elektronisk faktura betyr at en faktura sendes som strukturerte data fra ett system til et annet, ikke som PDF eller på papir.
For økonomiavdelingen endrer det utgangspunktet. Dataene går rett inn i Medius: ingen skanning, ingen manuell registrering og ingen OCR-feil å rette opp. Den som attesterer, ser fortsatt et kjent fakturabilde, mens de strukturerte dataene i bakgrunnen gjør jobben.
Hvordan nådde Optimera 80 % touchless?
Optimera gikk live med Logiq og Medius i 2017. Gjennom fusjoner og oppkjøp har konsernet vokst fra rundt 90 til over 200 lokasjoner, og i dag behandler det opptil 840 000 fakturaer i året.
For å sette det i perspektiv: Ifølge Medius ligger mange virksomheter på rundt 32 % touchless, og de beste i klassen på rundt 49 %.
Det skjedde ikke over natten. Optimera var åpne om at det første året var krevende, og køen av åpne oppgaver vokste. Det som snudde utviklingen, var kontinuerlig finjustering, i tillegg til en tolkningsløsning (capture) som kom på plass i 2020 for den synkende andelen PDF- og papirfakturaer.
Hva gjør Logiq Dokumentkontroll?
Dokumentkontroll leser hele fakturaen, ikke bare standardfeltene. Tjenesten kan:
- finne ordrenumre – og prosjektnumre innen bygg og anlegg
- kontrollere at et ordrenummer er gyldig i innkjøpssystemet ditt
- matche navn, alias og koststeder mot riktig person eller gruppe
I starten var Dokumentkontroll Optimeras eneste verktøy for dette. I dag fungerer tjenesten sammen med tolkningen i Medius. Hvis en leverandør for eksempel skriver et navn annerledes enn det står i Medius, bruker Dokumentkontroll et alias for å oversette det.
Som all automatisering trenger den jevnlig justering, fordi leverandørene og prosjektene dine stadig endrer seg.
Vi kan også stoppe en innkommende faktura hos Logiq og returnere den til leverandøren når en referanse mangler eller er ugyldig. Da havner jobben hos leverandøren, og økonomiavdelingen din får frigjort tid.
Hva endrer seg i reglene for elektronisk faktura?
Europa går raskt fra PDF til strukturerte elektronisk fakturaer:
- Belgia: elektronisk faktura mellom virksomheter har vært obligatorisk siden 1. januar 2026.
- Frankrike: i kraft siden 1. september 2026 for store og mellomstore selskaper. Mindre bedrifter og mikrobedrifter følger fra 1. september 2027.
- Polen: det nasjonale systemet KSeF er obligatorisk for de fleste virksomheter i 2026, og for de minste fra 1. januar 2027.
- Tyskland: alle virksomheter må kunne motta elektronisk fakturaer. Overgangsperioden for å utstede dem utløper i 2026, eller i 2027 for mindre virksomheter.
- Norge: virksomheter må sende elektronisk faktura til andre virksomheter fra 1. januar 2027 og kunne motta elektronisk faktura fra 1. januar 2030.
- Sverige: en statlig utredning vurderer innenlandsk e-fakturering og skal levere sin rapport innen 30. november 2027.
På EU-nivå retter regelpakken VAT in the Digital Age (ViDA) seg mot mva-svindel. Fra 1. juli 2030 må fakturaer mellom virksomheter i ulike EU-land være strukturerte elektroniske fakturaer, så en PDF vil ikke lenger være tilstrekkelig.
Sikkerhet er også viktig. Fra 1. oktober 2027 krever OpenPeppol at alle Peppol-tjenesteleverandører er sertifisert etter ISO/IEC 27001. Logiq er allerede sertifisert etter ISO/IEC 27001:2022.
Hvor bør et elektronisk fakturaprosjekt starte?
Det avhenger av virksomheten din. Logiq står sterkt i Norden, så mange kunder innfører elektronisk faktura i de nordiske landene først og legger deretter til andre markeder. Og etter rundt ti års samarbeid med Medius er integrasjonen vår mot Medius godt utprøvd.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en touchless faktura?
En faktura som går hele veien fra mottak til bokføring uten at noen behandler den manuelt.
Kan elektroniske fakturaer fra Logiq gå rett inn i Medius?
Ja! Strukturerte data fra Logiq-nettverket flyter direkte inn i Medius-prosessen din.
Hvordan havner fakturaene hos riktig selskap i et konsern?
Hver elektronisk faktura inneholder en identifikator for mottakerselskapet, for eksempel organisasjonsnummer eller mva-nummer. Hos Optimera betyr det at hver faktura havner hos riktig konsernselskap.
Automatisering er ikke et engangsprosjekt, og det vil Optimera være de første til å si. Takk til Åse Tokle og Siri Berntsen i Optimera for at de delte historien sin så åpent. Vil du se hva elektronisk faktura kan gjøre for fakturabehandlingen din? Ta kontakt med meg eller med Yvonne Jans i Medius.
Anne Ferm er salgssjef for Sverige og Danmark i Logiq. Logiq ble grunnlagt i 1999 og er en ledende nordisk leverandør av EDI- og elektronisk fakturatjenester med over 3 500 kunder. Logiq er også Medius-partner.