Touchless fakturahåndtering starter før fakturaen ankommer

Kort fortalt

‍

• Med e-fakturering kommer fakturadata i et struktureret format. Automatiseringen af jeres kreditorbogholderi starter med rene data, ikke med scanning og manuel indtastning.
• Optimera, en del af Saint-Gobain Distribution Norway, bruger e-fakturering fra Logiq og AP-automatisering fra Medius. Koncernen behandler op til 840.000 fakturaer om året, og omkring 80 % af fakturaerne med indkøbsordre (PO-fakturaer) og 74 % af fakturaerne uden ordre kører touchless gennem flowet.
• Logiq Document Control læser hele fakturaen, finder referencer som ordrenumre og projektnumre og kontrollerer dem før fakturaen når jeres kreditorbogholderi.
• Kravene om e-fakturering breder sig i Europa. Belgien, Frankrig og Polen kræver allerede e-fakturaer, Tyskland indfaser sine krav, Norge har vedtaget regler fra 2027, og Sverige undersøger sagen.

‍

Jeg har arbejdet med salg i 30 år og hjulpet virksomheder med at digitalisere deres dokumenter, de seneste fem år hos Logiq. Den 22. september 2026 deltog jeg sammen med Medius og vores fælles kunde Optimera i et webinar om ét spørgsmål: Hvad nu hvis du slet ikke behøvede at tænke på fakturaer?

Her er hvad vi gennemgik.

‍

‍

Hvad er e-fakturering, og hvorfor er det vigtigt for AP-automatisering?

‍

E-fakturering betyder at en faktura sendes som strukturerede data fra ét system til et andet, ikke som PDF eller på papir.

‍

For kreditorbogholderiet ændrer det udgangspunktet. Data går direkte ind i Medius: ingen scanning, ingen manuel indtastning og ingen OCR-fejl at rette. Godkenderen ser stadig et velkendt fakturabillede, mens de strukturerede data bagved gør arbejdet.

‍

‍

Hvordan nåede Optimera 80 % touchless?

‍

Optimera gik live med Logiq og Medius i 2017. Gennem fusioner og opkøb er koncernen vokset fra omkring 90 til mere end 200 lokaliteter, og i dag håndterer den op til 840.000 fakturaer om året.

‍

For at sætte det i perspektiv: Ifølge Medius ligger mange virksomheder på omkring 32 % touchless og de bedste i klassen på omkring 49 %.

‍

Det skete ikke fra den ene dag til den anden. Optimera fortalte åbent at det første år var svært, og bunken af åbne opgaver voksede. Det der vendte udviklingen, var løbende finjustering samt en tolkningsløsning (capture) der blev tilføjet i 2020 til den faldende andel af PDF- og papirfakturaer.

‍

‍

Hvad gør Logiq Document Control?

‍

Document Control læser hele fakturaen, ikke kun standardfelterne. Løsningen kan:

• finde ordrenumre – og projektnumre i bygge- og anlægsbranchen
• kontrollere at et ordrenummer er gyldigt i jeres indkøbssystem
• matche navne, aliasser og omkostningssteder med den rigtige person eller gruppe

‍

I starten var Document Control Optimeras eneste værktøj til dette. I dag fungerer løsningen sammen med tolkningen i Medius. Hvis en leverandør for eksempel skriver et navn anderledes end det står i Medius, bruger Document Control et alias til at oversætte det.

‍

Som al automatisering kræver den løbende justering, fordi jeres leverandører og projekter hele tiden ændrer sig.

‍

Vi kan også stoppe en indgående faktura hos Logiq og returnere den til leverandøren når en reference mangler eller er ugyldig. Så ligger arbejdet hos leverandøren, og jeres kreditorbogholderi får frigjort tid.

‍

‍

Hvad ændrer sig i reglerne for e-fakturering?

‍

Europa bevæger sig hurtigt fra PDF til strukturerede e-fakturaer:

• Belgien: e-fakturering mellem virksomheder har været obligatorisk siden 1. januar 2026.
• Frankrig: i kraft siden 1. september 2026 for store og mellemstore virksomheder. Mindre virksomheder og mikrovirksomheder følger fra 1. september 2027.
• Polen: det nationale KSeF-system er obligatorisk for de fleste virksomheder i 2026 og for de mindste fra 1. januar 2027.
• Tyskland: alle virksomheder skal kunne modtage e-fakturaer. Overgangsperioden for at udstede dem udløber i 2026, eller i 2027 for mindre virksomheder.
• Norge: virksomheder skal sende e-fakturaer til andre virksomheder fra 1. januar 2027 og kunne modtage dem fra 1. januar 2030.
• Sverige: en statslig undersøgelse vurderer indenlandsk e-fakturering og skal afrapportere senest den 30. november 2027.

‍

På EU-niveau retter pakken VAT in the Digital Age (ViDA) sig mod momssvig. Fra 1. juli 2030 skal fakturaer mellem virksomheder i forskellige EU-lande være strukturerede e-fakturaer, så en PDF vil ikke længere være nok.

‍

Sikkerhed er også vigtig. Fra 1. oktober 2027 kræver OpenPeppol at alle Peppol-tjenesteudbydere er certificeret efter ISO/IEC 27001. Logiq er allerede certificeret efter ISO/IEC 27001:2022.

‍

‍

Hvor skal et e-faktureringsprojekt starte?

‍

Det afhænger af jeres forretning. Logiq står stærkt i Norden, så mange kunder ruller e-fakturering ud i de nordiske lande først og tilføjer derefter andre markeder. Og efter omkring ti års samarbejde med Medius er vores integration med Medius gennemprøvet.

‍

‍

Ofte stillede spørgsmål

‍

Hvad er en touchless faktura?

En faktura der går hele vejen fra modtagelse til bogføring uden at nogen håndterer den manuelt.

‍

Kan e-fakturaer fra Logiq gå direkte ind i Medius?

Ja! Strukturerede data fra Logiq-netværket flyder direkte ind i jeres Medius-proces.

‍

Hvordan havner fakturaerne hos det rigtige selskab i en koncern?

Hver e-faktura indeholder en identifikator for det modtagende selskab, for eksempel dets moms- eller CVR-nummer. Hos Optimera betyder det at hver faktura lander hos det rigtige koncernselskab.

‍

‍

Automatisering er ikke et engangsprojekt, og det vil Optimera være de første til at sige. Tak til Åse Tokle og Siri Berntsen fra Optimera for at dele deres historie så åbent. Vil du se hvad e-fakturering kan gøre for jeres fakturaproces? Så kontakt mig eller Yvonne Jans fra Medius.

‍

‍

Anne Ferm er salgschef for Sverige og Danmark hos Logiq. Logiq blev grundlagt i 1999 og er en førende nordisk udbyder af EDI- og e-faktureringstjenester med mere end 3.500 kunder. Logiq er også Medius-partner.

‍