Touchless fakturahantering börjar innan fakturan kommer

I korthet

‍

• Med e-faktura kommer fakturadata i ett strukturerat format. Automatiseringen av er leverantörsreskontra börjar med ren data, inte med skanning och manuell inmatning.
• Optimera, en del av Saint-Gobain Distribution Norway, använder e-faktura från Logiq och AP-automatisering från Medius. Koncernen hanterar upp till 840 000 fakturor per år, och runt 80 % av de orderrelaterade fakturorna (PO-fakturor) och 74 % av fakturorna utan order går touchless genom flödet.
• Logiq Dokumentkontroll läser hela fakturan, hittar referenser som ordernummer och projektnummer och kontrollerar dem innan fakturan når er ekonomiavdelning.
• Kraven på e-faktura sprider sig i Europa. Belgien, Frankrike och Polen kräver redan e-faktura, Tyskland fasar in sina krav, Norge har beslutat om regler från 2027 och Sverige utreder frågan.

‍

Jag har arbetat med försäljning i 30 år och hjälpt företag att digitalisera sina dokument, de senaste fem åren på Logiq. Den 22 september 2026 deltog jag tillsammans med Medius och vår gemensamma kund Optimera i ett webbinar kring en enda fråga: tänk om du inte behövde tänka på fakturor alls?

Här är det vi gick igenom.

‍

‍

Vad är e-faktura, och varför är det viktigt för automatisering av leverantörsreskontran?

‍

E-faktura innebär att en faktura skickas som strukturerad data från ett system till ett annat, inte som PDF eller på papper.

‍

För ekonomiavdelningen ger det en helt annan utgångspunkt. Uppgifterna går direkt in i Medius: ingen skanning, ingen manuell inmatning och inga OCR-fel att rätta. Attestanten ser fortfarande en välbekant fakturabild, medan den strukturerade datan i bakgrunden gör jobbet.

‍

‍

Hur nådde Optimera 80 % touchless?

‍

Optimera gick live med Logiq och Medius 2017. Genom fusioner och förvärv har koncernen vuxit från cirka 90 till fler än 200 verksamhetsställen, och i dag hanterar den upp till 840 000 fakturor per år.

‍

Som jämförelse: enligt Medius ligger många företag på runt 32 % touchless, och de bästa i klassen på runt 49 %.

‍

Det hände inte över en natt. Optimera berättade öppet att det första året var tufft, och kön av öppna ärenden växte. Det som vände utvecklingen var kontinuerlig finjustering, plus en tolkningslösning (capture) som infördes 2020 för den krympande andelen PDF- och pappersfakturor.

‍

‍

Vad gör Logiq Dokumentkontroll?

‍

Dokumentkontroll läser hela fakturan, inte bara standardfälten. Tjänsten kan:

• hitta ordernummer – och projektnummer inom bygg och anläggning
• kontrollera att ett ordernummer är giltigt i ert inköpssystem
• matcha namn, alias och kostnadsställen mot rätt person eller grupp

‍

I början var Dokumentkontroll Optimeras enda verktyg för detta. I dag fungerar tjänsten tillsammans med tolkningen i Medius. Om en leverantör till exempel skriver ett namn på ett annat sätt än i Medius använder Dokumentkontroll ett alias för att översätta det.

‍

Som all automatisering behöver den justeras regelbundet, eftersom era leverantörer och projekt hela tiden förändras.

‍

Vi kan också stoppa en inkommande faktura hos Logiq och skicka tillbaka den till leverantören när en referens saknas eller är ogiltig. Då hamnar arbetet hos leverantören, och er ekonomiavdelning får tid över.

‍

‍

Vad förändras i reglerna för e-faktura?

‍

Europa går snabbt från PDF till strukturerade e-fakturor:

• Belgien: e-fakturering mellan företag är obligatorisk sedan 1 januari 2026.
• Frankrike: gäller sedan 1 september 2026 för stora och medelstora företag. Mindre företag och mikroföretag följer från 1 september 2027.
• Polen: det nationella systemet KSeF är obligatoriskt för de flesta företag under 2026, och för de minsta från 1 januari 2027.
• Tyskland: alla företag måste kunna ta emot e-fakturor. Övergångsperioden för att utfärda dem löper ut 2026, eller 2027 för mindre företag.
• Norge: företag måste skicka e-fakturor till andra företag från 1 januari 2027 och kunna ta emot dem från 1 januari 2030.
• Sverige: en statlig utredning ser över inhemsk e-fakturering och ska redovisa senast 30 november 2027.

‍

På EU-nivå riktar sig paketet VAT in the Digital Age (ViDA) mot momsbedrägerier. Från 1 juli 2030 måste fakturor mellan företag i olika EU-länder vara strukturerade e-fakturor, så en PDF räcker inte längre.

‍

Säkerheten är också viktig. Från 1 oktober 2027 kräver OpenPeppol att alla Peppol-tjänsteleverantörer är certifierade enligt ISO/IEC 27001. Logiq är redan certifierat enligt ISO/IEC 27001:2022.

‍

‍

Var ska ett e-fakturaprojekt börja?

‍

Det beror på er verksamhet. Logiq har en stark position i Norden, så många kunder inför e-faktura i de nordiska länderna först och lägger sedan till andra marknader. Och efter cirka tio års samarbete med Medius är vår integration med Medius väl beprövad.

‍

‍

Vanliga frågor

‍

Vad är en touchless faktura?

En faktura som går hela vägen från mottagning till bokföring utan att någon hanterar den manuellt.

‍

Kan e-fakturor från Logiq gå direkt in i Medius?

Ja! Strukturerad data från Logiqs nätverk flödar direkt in i er Medius-process.

‍

Hur hamnar fakturorna hos rätt bolag i en koncern?

Varje e-faktura innehåller en identifierare för det mottagande bolaget, till exempel momsregistreringsnummer eller organisationsnummer. Hos Optimera innebär det att varje faktura hamnar hos rätt koncernbolag.

‍

‍

Automatisering är inget engångsprojekt, och det skriver Optimera gärna under på. Tack till Åse Tokle och Siri Berntsen på Optimera för att de så öppet delade med sig av sin resa. Vill du se vad e-faktura kan göra för er fakturahantering? Kontakta mig eller Yvonne Jans på Medius.

‍

‍

Anne Ferm är försäljningschef för Sverige och Danmark på Logiq. Logiq grundades 1999 och är en ledande nordisk leverantör av EDI- och e-fakturatjänster med fler än 3 500 kunder. Logiq är också partner till Medius.

‍