.svg)
Vad är Peppol? Så används Peppol i Sverige
Peppol har på kort tid blivit en av de viktigaste standarderna för elektronisk fakturering och digital handel i Sverige. Allt fler företag, myndigheter och organisationer använder idag Peppol för att skicka och ta emot affärsdokument på ett säkert, standardiserat och automatiserat sätt. För många verksamheter är Peppol idag en central del av den digitala infrastrukturen för affärskommunikation och elektronisk handel.
Sedan lagen om elektronisk fakturering till offentlig sektor infördes i Sverige 2019 har användningen av Peppol ökat. Svenska myndigheter, kommuner och regioner måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt europeiskstandard, vilket gjort att både offentliga organisationer och privata leverantörer anslutit sig till Peppol-nätverket i snabb takt.
Samtidigt har Peppol blivit allt viktigare även inom privat sektor. Företag använder idag Peppol för att effektivisera fakturaflöden, minska manuell administration och skapa standardiserad kommunikation mellan affärssystem. Genom att använda Peppol e-faktura och standardiserade dokumentformat kan företag automatisera stora delar av sina ekonomiprocesser och samtidigt säkerställa hög datakvalitet.
Vad är Peppol?
Peppol står för Pan-European Public Procurement OnLine. Men under 2019 fastslogs att det inte längre är en förkortning eftersom Peppol är globalt och inte längre endast europeiskt. Peppol är ett internationellt nätverk och ett digitalt format för elektroniska affärsdokument. Nätverket utvecklades ursprungligen inom EU för att förenkla offentlig upphandling och skapa en gemensam standard för digital handel mellan olika länder och tekniska system.
Idag används Peppol långt utanför offentlig sektor och har blivit en global standard för elektronisk fakturering och dokumentutväxling. Genom Peppol kan företag skicka dokument direkt mellan olika ERP- och ekonomisystem utan att behöva bygga separata integrationer mot varje kund eller leverantör.
Peppol används bland annat för:
- E-fakturor
- Order och orderbekräftelser
- Leveransaviseringar
- Produktkataloger
- Elektronisk handel (e-handel)
- Andra typer av affärsdokument
Peppol använder ett standardiserat elektroniskt format, så kallade Peppol BIS, som utvecklas och förvaltas av OpenPeppol. Det gör att företag och organisationer kan utväxla affärsdokument digitalt på ett gemensamt och standardiserat sätt, oavsett vilka system de använder.
Läs även: E-faktura i Sverige
Vad är en Peppol- accesspunkt och hur fungerar det?
I Sverige ansvarar DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, för det nationella arbetet kring Peppol och elektronisk handel. DIGG arbetar tillsammans med myndigheter, kommuner och näringsliv för att öka användningen av standardiserad digital kommunikation och elektronisk fakturering.
Peppol används idag inom stora delar av offentlig sektor och blir samtidigt allt vanligare inom privat svenskt näringsliv. Många företag väljer att ansluta sig till Peppol för att automatisera sina fakturaflöden, minska manuella processer och effektivisera kommunikationen mellan kunder och leverantörer.
En viktig anledning till att Peppol fått så stor spridning är att nätverket bygger på gemensamma standarder och offentliga regler. Företag behöver därför endast en anslutning till Peppol-nätverket för att kunna kommunicera med många olika handelspartners.
För företag som arbetar med offentlig sektor har Peppol dessutom blivit en viktig del av att uppfylla lagkrav kring elektronisk fakturering och standardiserad dokumenthantering.
Peppol accesspunkt
För att kunna ansluta till Peppol krävs en certifierad Peppol accesspunkt. Accesspunkten fungerar som en säker gateway mellan företagets affärssystem och Peppol-nätverket.
När en Peppol faktura skickas går dokumentet genom accesspunkten som:
- Identifierar mottagaren
- Validerar dokumentformat
- Säkerställer korrekt leverans
- Skickar dokumentet vidare genom nätverket
Accesspunkten fungerar ungefär som en operatör inom Peppol. Precis som internet leverantörer kopplar upp användare mot internet kopplar en Peppol-accesspunkt upp företag mot Peppol-nätverket.
En certifierad accesspunkt säkerställer också att dokument följer standarder som Peppol BIS Billing 3 och andra Peppol BIS-format. Det gör att mottagaren kan läsa och behandla informationen automatiskt i sitt ekonomisystem eller ERP-system.
Logiq är encertifierad Peppol accesspunkt för företag som vill ansluta ERP-system och ekonomisystem till Peppol på ett säkert och effektivt sätt.
Hur fungerar Peppol tekniskt?
Tekniskt fungerar Peppol genom ett distribuerat nätverk av certifierade accesspunkter som kommunicerar med varandra enligt standardiserade protokoll och format.
När ett dokument skickas via Peppol görs först en sökning i Peppol SML- registret för att hitta mottagarens accesspunkt och vilka dokumentformat som stöds. Därefter skickas dokumentet genom Peppol-nätverket enligt standarder som Peppol BIS Billing 3.
Processen ser vanligtvis ut så här:
- Ett företag skapar en Peppol e-faktura i sitt ERP-system
- Dokumentet skickas till företagets Peppol-accesspunkt
- Accesspunkten gör en sökning i Peppol-registret
- Mottagarens accesspunkt identifieras
- Dokumentet valideras enligt Peppol BIS-standard
- Fakturan skickas vidare till mottagaren
- Mottagarens system tar emot och behandlar dokumentet automatiskt
Den tekniska infrastrukturen bakom Peppol gör att företag endast behöver en anslutning för att kunna kommunicera med många olika organisationer och affärssystem.
Hur fungerar Peppol- registret?
En viktig del av infrastrukturen bakom Peppol är Peppol-registret, även kallat Peppol SMP (Service Metadata Publisher).
Peppol SMP används för att lagra information om:
- Vilka organisationer som är anslutna till nätverket
- Vilka dokumentformat de kan ta emot
- Vilka accesspunkter de använder
- Vilka identifierare som används i nätverket
När en Peppol- faktura skickas görs först en sökning i Peppol register för att identifiera mottagarens uppgifter och rätt accesspunkt. Detta gör att dokument automatiskt kan routas genom nätverket utan manuell hantering.
För företag som vill kontrollera information i nätverket erbjuder Logiq tjänsten SMP Lookup där det går att söka efter företag och verifiera deras Peppol-ID, dokumentformat och anslutning till nätverket.
Vad är skillnaden mellan GLN och Peppol-ID?
I Peppol används olika typer av identifierare för att säkerställa att dokument skickas till rätt mottagare. Ett vanligt exempel är Peppol GLN, där GLN står för Global Location Number.
GLN används för att identifiera:
- Företag
- Juridiska enheter
- Leveransadresser
- Fakturaadresser
- Olika organisatoriska enheter
Många företag använder sitt GLN-nummer som Peppol-ID eller Peppol participant ID vid elektronisk fakturering.
Peppol-ID är den identifierare som en organisation väljer att använda för att identifiera sig i Peppol-nätverket. GLN är en av flera identifierare som kan användas som Peppol-ID, tillsammans med exempelvis organisationsnummer, VAT-nummer (momsregistreringsnummer) och andra nationella identifierare.
Därför väljer företag Peppol
En av de största fördelarna med Peppol är att företag endast behöver en anslutning för att kunna kommunicera med många olika organisationer och affärssystem. Det minskar behovet av separata integrationer och förenklar administrationen. Samtidigt bidrar Peppol till högre datakvalitet, färre manuella fel och snabbare fakturaprocesser. För företag som arbetar internationellt blir Peppol dessutom ett effektivt sätt att hantera elektronisk handel över landsgränserna med gemensamma standarder och säkra informationsflöden.
Hur fungerar ERP-integration med Peppol?
Många företag kopplar sina ERP-system direkt till Peppol för att automatisera utskick och mottagning av Peppol faktura och andra dokument.
Genom integration mellan ERP-system och Peppol-accesspunkt kan dokument skickas automatiskt utan manuell hantering. Det innebär att fakturor, order och andra dokument kan genereras direkt från affärssystemet och skickas vidare genom Peppol-nätverket.
ERP-integrationer används idag inom allt från offentlig sektor till internationell handel och stora globala leverantörskedjor.
Fördelarna med ERP-integration inkluderar:
- Minskad administration
- Färre manuella fel
- Snabbare dokumentflöden
- Bättre datakvalitet
- Effektivare processer mellan kunder och leverantörer
Vad är skillnaden mellan Svefaktura och Peppol?
Svefaktura är en svensk standard för elektroniska fakturor medan Peppol är ett internationellt nätverk. Skillnaden är att Peppol inte bara definierar själva fakturaformatet utan även infrastrukturen för hur dokument skickas mellan olika organisationer och system. Svefaktura används främst i Sverige medan Peppol används internationellt och bygger på en gemensam europeisk standard. Många organisationer går idag från Svefaktura till Peppol eftersom Peppol möjliggör internationell samtrafik och standardiserad elektronisk fakturering. Peppol gör det också enklare att kommunicera mellan olika affärssystem och länder utan att skapa separata integrationslösningar.
Hur används Peppol internationellt?
Peppol används idag i stora delar av Europa men även i länder utanför EU. Nätverket används av både offentlig sektor och privata företag för internationell elektronisk fakturering och digital handel. Länder som Norge, Danmark, Sverige, Finland, Belgien, Nederländerna, Singapore och många fler använder idag Peppol som en central del av sin digitala infrastruktur för e-fakturering.
Den internationella utvecklingen drivs av OpenPeppol som ansvarar för standarder, regelverk och vidareutveckling av nätverket. OpenPeppol arbetar tillsammans med myndigheter, företag och teknik leverantörer i flera olika länder för att säkerställa att Peppol fortsätter utvecklas som en global standard för elektronisk handel.
För internationella företag innebär Peppol att det blir enklare att standardisera dokumentflöden och skapa gemensamma processer mellan olika länder och affärssystem.
Läs även om Logiqs position i OpenPeppol.
Är Peppol obligatoriskt i Sverige?
För offentlig sektor är elektronisk fakturering enligt europeisk standard ett lagkrav. Det innebär att myndigheter, kommuner och regioner måste kunna ta emot elektroniska fakturor. Många företag väljer därför att ansluta sig till Peppol för att kunna skicka Peppol e-faktura till offentlig sektor och samtidigt effektivisera sina egna affärsprocesser.
Även inom privat sektor ökar användningen av Peppol snabbt eftersom många större företag och organisationer ställer krav på standardiserad elektronisk fakturering.
Med Logiq som partner behöver anslutningen till Peppol inte vara komplicerad, utan kan istället ge en stabil och effektiv grund för säker elektronisk handel och fakturering. Som en certifierad Peppol Accesspunkt fungerar vi som din säkra och effektiva digitala koppling till företag över hela världen. Vi hjälper dig att maximera nyttan av Peppol-nätverket.
Kom igång med Peppol
Logiq hjälper företag att ansluta till Peppol genom vår certifierade accesspunkt, integration mot ERP-system och tjänster för elektronisk fakturering och EDI. Med lång erfarenhet av digital affärskommunikation hjälper vi företag att skapa säkra och effektiva informationsflöden, både i Sverige och internationellt.
Frågor & Svar om Peppol
Är Peppol obligatoriskt i Sverige?
Ja, offentlig sektor måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt europeisk standard.
Vad är skillnaden mellan Peppol och EDI?
EDI (Electronic DataInterchange) är ett samlingsbegrepp för elektronisk utväxling av affärsdokument mellan företag. Peppol är ett nätverk med gemensamma regler, specifikationer och dokumentformat som används för att möjliggöra en standardiserad utväxling av elektroniska affärsdokument.
Hur hittar man ett företag i Peppol?
Genom en SMP Lookup-tjänst kan man söka efter mottagare i Peppol-nätverket. Tjänsten gör uppslag mot Peppols centrala register (SML) och visar vilket Peppol-ID och vilka dokumenttyper mottagaren kan ta emot.
Vad är ett Peppol-ID?
Ett Peppol-ID är en unik elektronisk identifierare som används som en elektronisk adress i Peppol-nätverket. Den gör det möjligt att identifiera mottagare och säkerställa att elektroniska affärsdokument skickas till rätt organisation.
Kom igång med Peppol idag
Vill du skicka e faktura via Peppol, nå alla dina kunder och samtidigt förenkla dina processer? Logiq hjälper dig att komma igång snabbt, enkelt och integrerat med dina befintliga system.
Kontakta oss om du vill veta mer!