.svg)
Vad är ett Peppol ID? Så fungerar identifieringen i Peppolnätverket
När företag börjar arbeta med elektronisk fakturering via Peppol uppstår ofta frågor om identifiering. Hur vet systemet vilket företag som ska ta emoten faktura? Hur hittar man ett företags Peppol ID? Och vad är skillnaden mellan ett Peppol ID och ett organisationsnummer?
Ett Peppol ID fungerar som en digital adress i Peppol-nätverket. Det gör det möjligt för företag, myndigheter och andra organisationer att skicka och ta emot elektroniska dokument på ett säkert och standardiserat sätt.
Peppol ID används framför allt vid e-fakturering, men också för andra affärsdokument, som order, orderbekräftelser och leveransaviseringar.
I den här artikeln går vi igenom:
- vad ett Peppol ID är
- hur ett Peppol ID fungerar
- hur du hittar ett Peppol ID
- skillnaden mellan Peppol ID, organisationsnummer och GLN
- hur Peppol ID används tillsammans med en Peppol Accesspunkt
- varför identifiering är viktigt för automatiserad affärskommunikation
Användbara länkar:
Peppols officiella hemsida
Ta emot fakturor via Peppol med Logiq
Vad är ett Peppol ID?
Ett Peppol ID är en unik identifierare som används för att hitta en organisation i Peppol-nätverket.
När ett företag skickar en elektronisk faktura måste mottagaren kunna identifieras digitalt. Till skillnad från en PDF-faktura som skickas via e-post kräver automatiserad fakturahantering att systemen hittar rätt mottagare utan manuell hantering.
Ett Peppol ID består av två delar:
- Ett identifieringsschema som anger vilken typ av identifierare som används.
- Själva identifieraren, till exempel ett organisationsnummer.
Ett svenskt exempel kan vara:
0007:5561234567
- 0007 visar att identifieraren bygger på ett svenskt organisationsnummer.
- 5561234567 identifierar själva organisationen.
Det standardiserade formatet gör att företag i olika länder kan kommunicera med varandra i samma nätverk.
Ett norskt exempel kan vara:
0192:123456789
Ett danskt exempel kan vara:
0184:12345678
Det standardiserade formatet gör att företag i olika länder kan kommunicera med varandra i samma nätverk.
Hur fungerar Peppol ID i praktiken?
Peppol bygger på en modell där företag inte behöver skapa separata tekniska kopplingar till varje kund och leverantör.
I stället används det gemensamma Peppol-nätverket.
När ett företag skickar en elektronisk faktura sker följande:
- Fakturan skapas i företagets affärssystem.
- Dokumentet skickas till företagets Peppol Accesspunkt.
- Mottagarens Peppol ID används för att identifiera rätt mottagare.
- Peppol-nätverket hittar mottagarens accesspunkt
- Fakturan levereras till mottagarens system.
På så sätt kan företag skicka elektroniska dokument tillmånga olika handelspartner utan att behöva skapa en unik integration för varje affärsrelation.
Läs mer om Peppol i Sverige:
Vad är en Peppol Accesspunkt?
Logiq nätverkstjänster
Var hittar man ett Peppol ID?
Peppol Directory
Peppol Directory är en söktjänst där du kan hitta organisationer som är anslutna till Peppol. Där kan du kontrollera om en mottagare kan ta emot elektroniska dokument och vilka dokumenttyper som stöds.
Användbara länkar:
Peppol Directory
SFTI information om Peppol lookup och Peppol Directory
Logiq SMP Lookup Service
Företagets fakturainformation
Många företag publicerar sitt Peppol ID på webbplatsen eller i sina leverantörsinstruktioner. Det är särskilt vanligt bland större företag och organisationer som tar emot stora mängder fakturor.
Genom en Peppol Accesspunkt
En tjänsteleverantör som erbjuder Peppol-anslutning kan hjälpa dig att kontrollera mottagaruppgifter och säkerställa att dokumenten skickas korrekt.
Är Peppol ID samma sak som organisationsnummer?
Nej, ett Peppol ID och ett organisationsnummer är inte samma sak.
Organisationsnumret identifierar ett företag juridiskt i Sverige. Peppol ID används för att identifiera företaget i ett digitalt kommunikationsnätverk.
Ett svenskt Peppol ID baseras ofta på organisationsnumret, men kompletteras med ett identifieringsschema som talar om för systemen hur uppgiften ska tolkas.
Exempel:
Organisationsnummer:
556123-4567
Peppol ID:
0007:5561234567
Skillnaden är viktig eftersom Peppol är utformat för internationell handel, där länder använder olika typer av företagsidentifierare.
Peppol ID eller GLN – vad är skillnaden?
En annan vanlig fråga inom handel och logistik är vad som skiljer Peppol ID från GLN.
Båda används för identifiering, men fyller olika funktioner.
Peppol ID
Peppol ID identifierar en part i Peppol-nätverket och används bland annat för:
- e-fakturering
- elektroniska order
- digital affärskommunikation
GLN
GLN (Global Location Number) används främst inom handel och logistik för att identifiera exempelvis:
- företag
- lager
- butiker
- leveransplatser
Ett företag kan alltså ha både ett GLN och ett Peppol ID, eftersom de används i olika sammanhang.
Varför är Peppol ID viktigt för företag?
E-fakturering handlar inte bara om att ersätta papper eller PDF-filer. Den stora nyttan uppstår när hela processen kan automatiseras.
Med en standardiserad identifiering kan företag:
Minska manuellt arbete
Fakturor kan skickas och tas emot direkt mellan systemen, utan manuell registrering.
Minska risken för fel
När mottagaren identifieras digitalt minskar risken för att dokument skickas till fel mottagare.
Effektivisera samarbetet med kunder och leverantörer
Företag kan kommunicera med många handelspartner genom samma gemensamma infrastruktur.
Skapa bättre digitala flöden
När fakturor, order och andra dokument hanteras i ett strukturerat format blir det enklare att automatisera fler delar av affärsprocessen.
När behöver ett företag ett Peppol ID?
Ett företag behöver kunna identifieras via Peppol när det ska skicka eller ta emot elektroniska dokument i nätverket.
Många större organisationer kräver i dag att leverantörer skickar fakturor elektroniskt via Peppol.
Det är vanligt inom:
- offentlig sektor
- byggindustrin
- handel
- tillverkningsindustrin
- internationella affärsrelationer
Läs mer om att skicka fakturor via Logiq
Peppol ID lägger grunden för automatiserad affärskommunikation
När fler företag digitaliserar sina affärsprocesser blir standardiserad identifiering allt viktigare. Peppol ID är en grundläggande del av Peppol-nätverket och gör det möjligt att skicka e-fakturor och andra affärsdokument snabbt, säkert och automatiserat.
Tillsammans med en Peppol Accesspunkt och standarder som Peppol BIS Billing 3.0 skapar Peppol ID en gemensam infrastruktur för digital handel.
Logiq hjälper företag att förenkla sin digitala affärskommunikation med lösningar för EDI, e-fakturering och integration mellan affärssystem.
FAQ
Hur ser ett Peppol ID ut?
Ett Peppol ID består av ett identifieringsschema och en identifierare.
Exempel:
0007:5561234567
Kan ett företag ha flera Peppol ID?
Ja. I vissa fall kan en organisation ha flera identifierare beroende på verksamhet, juridisk struktur eller vilka tjänster som används.
Är Peppol ID obligatoriskt?
Nej, inte för alla företag. Företag som vill skicka eller ta emot dokument via Peppol måste däremot kunna identifieras i nätverket.
Är Peppol ID samma sak som en Peppol Accesspunkt?
Nej. Peppol ID identifierar mottagaren. En Peppol Accesspunkt är den tekniska anslutning som används för att skicka och ta emot dokument.