.svg)
Fra kompleksitet til kontroll: Hvordan Derome forenklet dokumentflyten med Logiq
Det startet med fakturaer
Tidligere hadde Derome utfordringer med et desentralisert og ineffektivt dokumenthåndteringslandskap. Håndteringen av fakturaer, bestillinger og ordrebekreftelser var spredt over en rekke forskjellige formater og proprietære løsninger. Dette førte til manuelle og komplekse prosesser, slik som skanning av PDF-fakturaer og identifisering og korrigering av feil, samt mangel på standardisering som følge av at de støttet et stort antall forskjellige formater for å imøtekomme ulike kunde- og leverandørsystemer. I tillegg kom utfordringene med å dokumentere miljøpåvirkning. Behovet for en enhetlig og moderne løsning var tydelig.
Derome kom i kontakt med Logiq gjennom en ekstern rådgiver i 2022. Beslutningsprosessen var rask - å finne en partner med solid bransjeerfaring var nøkkelen, og Derome valgte Logiq på bare noen få uker i 2022.
«Vi trengte ikke å ha mye forkunnskaper — Logiq er eksperter og svarte raskt på alle spørsmålene våre. De gjorde det veldig enkelt for oss å komme i gang»
Carl Hugosson
Prosjektet startet med det mest presserende behovet - fakturaer - men omfanget utvidet seg raskt til å omfatte både innkjøpsordrer, ordrebekreftelser og følgesedler - både innkommende og utgående.
"Det opprinnelige omfanget var å håndtere alle innkommende og utgående fakturaer for alle våre selskaper," forklarer Carl Hugosson. "Men i løpet av det samme året la vi grunnlaget for å utvide løsningen til å dekke innkjøpsordrer, ordrebekreftelser og pakksedler. I dag håndterer Logiq hele flyten vår."
Kjernen i løsningen var å knytte Derome til Peppol nettverket, og å etablere en enkelt, moderne standard for alle elektroniske dokumenter.
Smart dokumentvalidering reduserer feil
En viktig del av løsningen er Logiqs automatiske dokumentvalidering. Fakturaer som mangler obligatoriske felt avvises før de når Deromes interne systemer.
"Hvis en faktura kommer med feil eller manglende data, avviser Logiq den automatisk og sender et varsel til leverandøren med en lenke for å gjøre rettelser. Fakturaen når oss først når den er riktig. Vi unngår å måtte se de feilaktige dokumentene. Det er som en digital 'Iron Dome'," sier Carl Hugosson
Innføring i hele konsernet og betydelige besparelser
Derome består av åtte datterselskaper — og samtlige bruker nå Logiqs plattform for faktura- og ordrekommunikasjon. Den endelige migreringen - IMAB - er for tiden under ferdigstilling. Samarbeidet med Logiq har gitt Derome betydelige og konkrete fordeler, og har forbedret deres operasjonelle effektivitet og strategiske evner:
Reduksjon i manuelt arbeid
Det har vært en drastisk reduksjon i det manuelle arbeidet - både når det gjelder skanning og håndteringsfeil
"I stedet for å skanne PDF-filer, flyter informasjonen direkte til rett sted. Det er en stor fordel, " sier Carl Hugosson
Skalerbarhet
Det er enkelt å legge til nye leverandører og kunder, og løsningen håndterer forskjellige formater og særskilte tilfeller uten at Derome trenger å bygge sine egne tilpasninger:
"Dette gjør løsningen virkelig skalerbar, noe som er et viktig poeng for en voksende virksomhet," sier Carl Hugosson
På grunn av disse forbedringene anslår Derome å spare 300 timer per år på utgående fakturaer og 300-600 timer per år på innkommende fakturaer og innkommende ordrebekreftelser - hver!
Og sist, men ikke minst; partnerskapet er langsiktig. Den viktigste suksessfaktoren er utvilsomt den raske tilbakemeldingen og den proaktive tilnærmingen fra Logiqs side, som får Derome til å føle seg som en prioritert kunde.
"Teamet hos Logiq er eksperter. Vi trenger ikke å ha omfattende forkunnskaper siden de har svarene på alle spørsmålene våre. Når vi står overfor et komplekst problem, blir spesialistene deres hentet inn og gir oss umiddelbart klar veiledning om hvordan vi skal gå frem, " legger Hugosson til.
Klar for fremtiden — inkludert miljødata
En ny utfordring for Derome er å håndtere miljødata, spesielt for skreddersydde produkter, der klimafotavtrykket ikke alltid er dokumentert. Dette er et område Derome ser på som kritisk fremover.
"Miljødatakrav vil være en viktig drivkraft for digitalisering i vår bransje. Som både kjøper og leverandør må vi håndtere og videreformidle disse dataene riktig," forklarer Hugosson
Etterspørselen etter miljødata vil drive neste bølge av digitalisering i tre- og materialindustrien, og partnerskapet med Logiq er sentralt for Deromes evne til å møte denne etterspørselen.
Bygget for skalerbarhet
Ved å standardisere på Peppol-formatet har Derome gått fra fragmenterte, kundespesifikke løsninger til et enhetlig og skalerbart system.
Gjennom Logiqs automatisering, raske støtte og fleksibilitet har Derome vært i stand til å effektivisere prosessene sine og er godt rustet for fremtidige krav til digitalisering og bærekraft.
