Från komplexitet till kontroll: Så standardiserade Derome sitt dokumentflöde med Logiq

Det började med fakturor

‍

Tidigare stod Derome inför ett decentraliserat och ineffektivt dokumenthanteringslandskap. Hanteringen av fakturor, beställningar och orderbekräftelser var utspridd över flera format och egenutvecklade lösningar. Det resulterade i resurskrävande och manuella processer – som skanning av PDF-fakturor samt felidentifiering och korrigering – och en brist på standardisering.

‍

För att möta kunders och leverantörers olika system behövde Derome dessutom hantera ett stort antal dokumentformat. Därtill fanns utmaningar med att dokumentera och spåra miljödata. Behovet av en enhetlig, modern och skalbar lösning var tydligt.

‍

Derome kom i kontakt med Logiq via en extern rådgivare under 2022. Beslutsprocessen blev kort – Derome valde Logiq inom några veckor, i första hand tack vare företagets gedigna branscherfarenhet och förmåga att snabbt förstå deras behov.

‍

”Vi behövde inte ha mycket förkunskaper — Logiq är experter och svarade snabbt på alla våra frågor. De gjorde det väldigt enkelt för oss att komma igång”

Carl Hugosson

‍

‍

Projektet inleddes med fokus på det mest akuta området: fakturahanteringen. Men omfattningen utvidgades snabbt till att inkludera även inköpsorder, orderbekräftelser och följesedlar – både inkommande och utgående.

‍

”Det ursprungliga syftet var att hantera alla inkommande och utgående fakturor för alla våra företag,” förklarar Carl Hugosson. ”Men under samma år lade vi grunden för att utöka lösningen till att omfatta inköpsorder, orderbekräftelser och leveransavier. Idag hanterar Logiq hela vårt flöde.”

‍

En viktig del i detta var Deromes övergång till Peppol-nätverket, en modern standard för elektroniska dokument som möjliggjorde ett enhetligt och effektivt informationsflöde.

‍

‍

‍

Smart dokumentvalidering minskar fel

‍

En av nyckelfunktionerna i Logiqs lösning är Logiqs automatiska dokumentvalidering. Fakturor som saknar obligatoriska fält stoppas redan innan de når Deromes system.
‍

”Om en faktura innehåller felaktiga eller ofullständiga uppgifter, avvisar Logiq den automatiskt och meddelar leverantören med en länk för att rätta till den. Fakturan når oss först när den är korrekt. Det är som en digital ”Iron Dome”, säger Carl Hugosson.

‍

‍

Ett koncernövergripande införande – med tydliga resultat

‍

Idag använder samtliga åtta dotterbolag inom Derome Logiqs plattform för faktura- och orderkommunikation. Den sista delen av migreringen – IMAB – är nu också genomförd.

Resultatet är tydligt:

‍

Minskning av manuellt arbete

Manuella moment har minskat drastiskt, både vad gäller skanning och hanteringsfel.

”Istället för att skanna PDF-filer flyter informationen direkt till rätt plats. Det är en enorm fördel, ”säger Carl Hugosson.

‍

Skalbarhet

Att lägga till nya leverantörer och kunder går snabbt, och lösningen hanterar olika format och specialfall utan att kräva specialanpassningar från Deromes sida.

”Detta gör lösningen verkligt skalbar, och är en viktig punkt för ett växande företag,” säger Carl Hugosson.

‍

‍

På grund av dessa förbättringar uppskattar Derome sig ha sparat 300 timmar per år på utgående fakturor och 300-600 timmar per år på inkommande fakturor och inkommande orderbekräftelser - vardera!

‍

En avgörande framgångsfaktor har varit Logiqs lyhördhet och snabba återkoppling. Derome känner sig som en prioriterad kund, vilket bidrar till trygghet i ett kritiskt systemflöde.

‍

”Teamet på Logiq är experter. Vi behöver inte ha alla svar – de har dem. När vi står inför en komplex fråga får vi omedelbar vägledning från deras specialister,” tillägger Hugosson.

‍

‍

‍

Redo för framtiden — inklusive miljödata

‍

En framväxande utmaning är hanteringen av miljödata, särskilt för specialanpassade produkter där klimatavtryck inte alltid dokumenteras. Det är ett område Derome ser som avgörande framöver.

‍

”Miljödatakrav kommer att vara en viktig drivkraft för digitalisering i vår bransch. Som både köpare och leverantör måste vi kunna hantera och vidarebefordra dessa uppgifter korrekt,” säger Hugosson.

‍

Efterfrågan på miljödata väntas driva nästa våg av digitalisering inom trä- och byggmaterialindustrin. För Derome är samarbetet med Logiq centralt för att möta dessa nya krav.

‍

‍

Byggt för skalbarhet- rustade för framtiden

‍

Genom att standardisera sitt dokumentflöde med hjälp av Peppol och Logiq har Derome lämnat ett fragmenterat, manuellt arbetssätt bakom sig. Resultatet är ett skalbart, effektivt och framtidssäkert system – väl rustat för fortsatt tillväxt och ökade hållbarhetskrav.

‍