Fra kompleksitet til kontrol: Sådan forenede Derome sit dokumentflow med Logiq

Det startede med fakturaer

‍

Derome kæmpede tidligere med et decentraliseret og ineffektivt dokumentstyringslandskab. Håndteringen af fakturaer, ordrer og ordrebekræftelser var spredt over adskillige forskellige formater og proprietære løsninger. Dette førte til manuelle og komplekse processer, såsom scanning af PDF-fakturaer, identifikation og rettelse af fejl, samt mangel på standardisering, der understøtter et stort antal forskellige formater. Dette for at imødekomme forskellige kunde- og leverandørsystemer - ud over udfordringerne med at dokumentere miljødata. Behovet for en samlet og moderne løsning var indlysende.

‍

Start sætning med I 2022, kom Derome i kontakt med Logiq gennem en ekstern rådgiver. Beslutningsprocessen var hurtig - at finde en partner med solid brancheerfaring var nøglen, og Derome valgte Logiq på få uger i 2022.

‍

“ Vi behøvede ikke at have meget forudgående viden — Logiq er eksperter og besvarede hurtigt alle vores spørgsmål. De gjorde det meget nemt for os at komme i gang“

Carl Hugosson

‍

‍

Projektet startede med det mest presserende behov men med fakturaer omfanget blev hurtigt udvidet til at omfatte indkøbsordrer, ordrebekræftelser og følgesedler både indgående og udgående.

‍

“Det oprindelige formål var at håndtere alle indgående og udgående fakturaer for alle vores virksomheder. Men i løbet af samme år lagde vi grundlaget for at udvide løsningen til at dække indkøbsordrer, ordrebekræftelser og forsendelsesrådgivning. I dag styrer Logiq hele vores flow, forklarer Carl Hugosson“.

‍

Kernen i løsningen var at flytte Derome til Peppol-netværk, etablering af en enkelt, moderne standard for alle elektroniske dokumenter.

‍

‍

‍

Smart dokumentvalidering reducerer fejl

‍

En vigtig del af løsningen er Logiqs automatiske dokumentvalidering. Fakturaer, der mangler obligatoriske felter, afvises, før de kommer ind i Deromes interne systemer.

‍

“Hvis en faktura ankommer med forkerte eller manglende data, afviser Logiq automatisk den og sender en meddelelse til leverandøren med et link for at foretage rettelser. Fakturaen når først frem, når den er korrekt. Vi undgår dermed at skulle se de defekte dokumenter. Det er som en digital 'Iron Dome',“ - Carl Hugosson

‍

‍

Indførelse i hele koncernen og betydelige besparelser

‍

Derome består af otte datterselskaber, som nu alle bruger Logiqs platform til faktura- og ordrekommunikation. Den endelige migration - IMAB - er i øjeblikket ved at blive afsluttet. Samarbejdet med Logiq har givet Derome betydelige og håndgribelige fordele ved at forbedre deres operationelle effektivitet og strategiske evner:

‍

Reduktion i manuelt arbejde

Der er sket en drastisk reduktion i det manuelle arbejde - både scannings- og håndteringsfejl

“I stedet for at scanne PDF-filer flyder oplysningerne direkte til det rigtige sted. Det er en kæmpe fordel,“ - Carl Hugosson

‍

Skalerbarhed

Det er nemt at tilføje nye leverandører og kunder, og løsningen håndterer forskellige formater og specialcases uden at Derome behøver at bygge sine egne tilpasninger:

“Dette gør løsningen virkelig skalerbar, hvilket er et vigtigt punkt for en voksende virksomhed,“ - Carl Hugosson

‍

‍

I kraft af disse forbedringer vurderer Derome at have sparet 300 timer om året på de udgående fakturaer og 300-600 timer om året på indgående fakturaer og indgående ordrebekræftelser - hver!

‍

Og sidst, men ikke mindst; partnerskabet er af langsigtet art. Den vigtigste succesfaktor er utvivlsomt den hurtige feedback og proaktive tilgang fra Logiqs side, der får Derome til at føle sig som en prioriteret kunde.

‍

“Teamet hos Logiq er eksperter. Vi behøver ikke at have omfattende forudgående viden, fordi de har svarene på alle vores spørgsmål. Når vi står over for et komplekst problem, hentes deres specialist ind og giver os straks klar vejledning om, hvordan vi skal gå videre,“ Tilføjede Hugosson.

‍

‍

‍

Klar til fremtiden — herunder miljødata

‍

En ny udfordring er styring af miljødata, især for skræddersyede produkter, hvor klimaaftrykket ikke altid er dokumenteret. Dette er et område, Derome ser som kritisk fremadrettet.

‍

“Miljødatakrav vil være en vigtig drivkraft for digitalisering i vores branche. Som både køber og leverandør er vi nødt til at håndtere og videregive disse data korrekt,“ sagde Hugosson

‍

Efterspørgslen efter miljødata vil drive den næste bølge af digitalisering i træ- og materialeindustrien, og partnerskabet med Logiq er centralt for Deromes evne til at imødekomme denne efterspørgsel.

‍

‍

‍

Bygget til skalerbarhed

‍

Ved at standardisere på Peppol-formatet er Derome gået fra fragmenterede, kundespecifikke løsninger til et ensartet og skalerbart system.

‍

Gennem Logiqs automatisering, hurtige support og fleksibilitet har Derome været i stand til at strømline sine processer og er godt rustet til fremtidige krav til digitalisering og bæredygtighed.

‍