Der er mange fordele ved at sende og modtage handelsdokumenter elektronisk. For eksempel kan det øge produktiviteten, være mere omkostningseffektivt end alternativer, og det vil give dig et bedre overblik over din virksomhed, da du kan udveksle alle dine handelsdokumenter digitalt via en platform.

‍

I denne artikel vil vi undersøge nogle af de aspekter, du bør overveje, når du vælger en EDI-udbyder.

‍

Hvad er EDI?

‍

EDI (Electronic Data Interchange) er et koncept for elektronisk udveksling af handelsdokumenter. Målet med EDI er at gøre udvekslingen problemfri mellem systemer og formater, der ikke er direkte kompatible.
‍

En almindelig anvendelse af EDI er udveksling af elektroniske fakturaer mellem virksomheder. EDI omfatter dog også udveksling af andre elektroniske handelsdokumenter, såsom kataloger, ordrer, ordrebekræftelser og afsendelsesrådgivningsmeddelelser.
‍

Der er mange EDI-udbydere, der understøtter udveksling af fakturaer, men når du har brug for EDI til andre typer handelsdokumenter, bliver listen over udbydere kortere.

Udvælgelsen af udbydere vil blive yderligere begrænset, hvis du er involveret i international handel, og dokumenterne skal sendes på tværs af grænserne og globalt.
‍

I denne artikel vil vi give et par spørgsmål, der kan være nyttige at stille dig selv, når du overvejer at bruge EDI for første gang, eller når du leder efter en ny EDI-udbyder.

‍

Hvilke forretningsprocesser skal understøttes?

‍

Det er vigtigt at stille dig selv dette spørgsmål for at sortere dine faktiske behov. Leder du efter en EDI-udbyder til støt din indkøbsproces? Eller er der fokus på regnskab og fakturahåndtering? Har du brug for EDI til at understøtte ordrehåndtering og udgående logistik?
‍

For at evaluere de mulige udbydere skal du forstå de processer, som EDI understøtter, så du kan træffe de rigtige beslutninger. Du har muligvis brug for flere udbydere til at hjælpe dig med specifikke processer, eller du kan finde en enkelt udbyder, der kan håndtere alle dine behov. Desuden kan hver branche og virksomhed have sine specifikke behov, og du skal muligvis kigge efter en udbyder, der forstår din virksomhed og branche.

Understøtter EDI-udbyderen de formater, du har brug for?

‍

En EDI-udbyder skal understøtte de formater, der bruges af dine interne systemer. Derudover skal udbyderen understøtte de formater, der bruges af dine handelspartnere, og være i stand til at levere en kortlægning mellem disse formater og dine interne formater.
‍

Jo mere erfaring udbyderen har med forskellige formater, og jo flere forudkonfigurerede kortlægninger mellem formater udbyderen allerede har, jo kortere tid til markedet vil være for dit EDI-projekt.
‍

EDI og sammenkobling

‍

Hvis du har internationale kunder eller leverandører, skal du finde ud af, om de EDI-udbydere, du overvejer, har sammenkoblingsaftaler med andre udbydere (også kaldet Vans) rundt om i verden.
‍

Det vigtigste for dig er at kunne nå dine handelspartnere elektronisk gennem EDI-udbyderen, enten direkte eller gennem sammenkobling med andre udbydere og handelsnetværk. Nogle EDI-udbydere har et stort og ekspanderende sammenkoblingsnetværk, andre er mere begrænsede.
‍

Nogle lande, såsom Sverige, Finland og Danmark, har deres egne „lukkede“ netværk (dvs. NEA, TIEKE og Nemhandel). Hvis dette er lande, du handler med, skal EDI-udbyderen have adgang til de netværk, der er relevante for dig.
‍

Har EDI-udbyderen et PEPPOL-adgangspunkt?

‍

Et adgangspunkt er som en postkasse, hvor du kan levere og modtage meddelelser, der sendes til eller modtages fra dine handelspartnere.

PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) er en digital infrastruktur til elektronisk handel i Europa. PEPPOL sikrer en enklere udveksling af elektronisk information såsom fakturaer og andre handelsdokumenter til og fra kunder og leverandører på tværs af grænserne. PEPPOL opererer også med deres egne dokumentformater, hvilket igen kan forenkle kommunikationen mellem parterne.
‍

Udbredelsen af PEPPOL varierer fra land til land, og Norge har taget føringen, når det kommer til adoption. Mens Norge har ca. 250.000 deltagere (virksomheder) i PEPPOL-netværket, har Spanien (som eksempel) på den anden side kun ca. 4.500 deltagere.
‍

At have en EDI-udbyder med en PEPPOL adgangspunkt er derfor afgørende på det norske marked, og det kan være nyttigt at evaluere den erfaring EDI-udbyderen har med PEPPOL (hvor meget trafik, hvor meget kompetence osv.). Du skal dog muligvis også nå ud til virksomheder i lande, hvor PEPPOL ikke er så udbredt som i Norge.
‍

Kan EDI-udbyderen hjælpe dig med en analyse af dine behov?

‍

Valget af EDI-udbyder kan påvirke flere områder af din organisation, ikke kun IT og økonomi. Det betyder, at du skal vurdere andre udfordringer og muligheder, der kan opstå ud fra EDI-implementeringen. Processer skal muligvis justeres, der kan være ændringer i it-systemer, og medarbejderne skal muligvis trænes.

‍

Når du vælger en EDI-udbyder, skal du kigge efter deres erfaring med lignende projekter, og om de kan rådgive dig gennem hele processen.

‍

‍

Tilbyder udbyderen andre tjenester end udveksling af dokumenter?

‍

Mens EDI-udbyderens hovedopgave er at sikre, at dokumenter transporteres og oversættes mellem afsender og modtager, tilbyder nogle udbydere også merværditjenester til deres kunder. Disse tjenester kan omfatte automatiseringstjenester, arkiveringstjenester, portaler, data- og indsigtstjenester og mere.

‍

Et eksempel på en merværditjeneste, som nogle, men ikke alle, udbydere tilbyder, er validering og kontrol af dokumenter på vegne af deres kunder. Denne type procesautomatisering vil verificere indholdet af forretningsdokumenterne, validere det i forhold til kundespecifikke krav og derefter stoppe eller rette dokumentet baseret på, hvad der er muligt. Sådanne tjenester kan potentielt være ekstremt tidsbesparende for modtageren, som ellers ville have brug for at kontrollere indholdet i dokumenterne manuelt.

‍

Kundesupport

At have adgang til professionel kundesupport af høj kvalitet kan vise sig at være yderst vigtigt, når du har brug for hjælp til dine EDI-udfordringer. Mens alle EDI-udbydere tilbyder kundesupport, kan der være mange forskelle i, hvordan det fungerer, når du har brug for hjælp.

‍

Du bør undersøge spørgsmål som hvor lang svartiden for kundesupport er, og hvilken kompetence du vil møde, når du får hjælp. Vil du nå emneeksperter, der kan besvare dine spørgsmål direkte, eller vil kundesupport blot være en gatekeeper, der begrænser din adgang til den hjælp, du faktisk har brug for? Vil de også være i stand til at hjælpe dig med at løse dine tekniske problemer? Du bør være i stand til at bede om referencer fra andre kunder hos EDI-udbyderen, og kontakte disse for at få en upartisk mening om udbyderens kundesupport.

‍