Det finns många fördelar med att skicka och ta emot handelsdokument elektroniskt. Det kan öka effektiviteten i dina affärsprocesser, minska kostnader jämfört med traditionella metoder och ge dig ökad kontroll och översikt över verksamheten genom att möjliggöra digital hantering av alla dokument via en gemensam plattform.

‍

I den här artikeln går vi igenom viktiga faktorer att beakta när du väljer en EDI-leverantör – så att du kan hitta en lösning som passar både dina nuvarande behov och framtida tillväxt.

‍

Vad är EDI?

‍

EDI (Electronic Data Interchange) är en teknik för elektronisk utväxling av affärsdokument mellan organisationer. Syftet med EDI är att möjliggöra smidig och automatiserad kommunikation mellan IT-system – även när dessa använder olika format och standarder.
‍

Den vanligaste användningen av EDI är överföring av elektroniska fakturor mellan företag, men tekniken omfattar även andra typer av dokument, såsom produktkataloger, beställningar, orderbekräftelser och leveransaviseringar.
‍

Det finns många EDI-leverantörer som hanterar fakturautväxling, men antalet minskar när det gäller andra affärsdokument. För företag som är verksamma internationellt och behöver skicka dokument över landsgränser ställs ännu högre krav, vilket ytterligare begränsar urvalet av lämpliga leverantörer.
‍

Vilka affärsprocesser behövs?

‍

Innan du väljer en EDI-leverantör är det avgörande att tydligt identifiera vilka affärsprocesser som ska stödjas. Behöver du EDI-lösningar för att stödja din inköpsprocess? Eller är fokus på bokföring och fakturahantering? Behöver du EDI för att stödja orderhantering och utgående logistik?
‍

För att utvärdera möjliga leverantörer måste du förstå de processer som EDI kommer att stödja så att du kan fatta rätt beslut. Du kan behöva flera leverantörer för att hjälpa dig med specifika processer, eller så kan du hitta en enda leverantör som kan hantera alla dina behov. Vidare kan varje bransch och företag ha sina specifika behov, och du kan behöva leta efter en leverantör som förstår ditt företag och din bransch.

Stöder EDI-leverantören de format du behöver?

‍

När du väljer EDI-leverantör är det avgörande att säkerställa att de stöder de filformat som dina interna system använder. Samtidigt måste leverantören kunna hantera de format som används av dina handelspartners och erbjuda en smidig konvertering mellan dessa.
‍

Ju mer erfarenhet leverantören har av olika standarder och format – samt ju fler färdigkonfigurerade mappningar (mappingar) de har tillgängliga – desto snabbare och mer kostnadseffektivt blir projektet att implementera. En leverantör med bred formatkompetens kan därmed kraftigt minska både projektets komplexitet och tid till driftsättning.

‍

EDI och samtrafik

‍

Om ditt företag har internationella kunder eller leverantörer är det avgörande att undersöka om de EDI-leverantörer du överväger har samtrafikavtal med andra leverantörer (så kallade VANs – Value Added Networks) runt om i världen.
‍

Det viktigaste för dig är att kunna nå dina handelspartners elektroniskt via EDI-leverantören, antingen direkt eller genom samtrafik med andra leverantörer och handelsnätverk. Vissa EDI-leverantörer har ett stort och expanderande sammankopplingsnätverk, andra är mer begränsade. Det viktigaste är att din EDI-leverantör kan ge dig tillgång till dina handelspartners – antingen direkt, eller via samtrafik med andra nätverk. Vissa leverantörer har omfattande och väletablerade globala nätverk med god täckning, medan andra är mer begränsade i sin räckvidd.
‍

Dessutom har vissa länder – såsom Sverige, Finland och Danmark – sina egna nationella, delvis stängda nätverk, till exempel NEA, TIEKE och Nemhandel. Om du gör affärer i dessa länder är det nödvändigt att din EDI-leverantör har åtkomst till dessa nätverk för att säkerställa fullständig kompatibilitet och sömlös kommunikation.

Har EDI-leverantören en Peppol-accesspunkt?

‍

En accesspunkt fungerar som en digital brevlåda för att skicka och ta emot affärsdokument mellan företag. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är ett europeiskt nätverk för elektronisk handel som förenklar utväxlingen av fakturor och andra affärsdokument över landsgränser, oavsett vilka system parterna använder.

‍
Peppol bygger på standardiserade dokumentformat, vilket underlättar kommunikationen mellan olika aktörer och förbättrar interoperabiliteten. Tillgång till en Peppol-accesspunkt är därför en viktig egenskap hos en EDI-leverantör – särskilt om du är verksam i länder där Peppol är väl etablerat.
‍

Norge är ett exempel på ett land med hög Peppol-adoption, med omkring 250 000 företag anslutna till nätverket. I kontrast har exempelvis Spanien endast omkring 4 500 deltagare. Detta visar att täckningen varierar kraftigt mellan länder, vilket gör det viktigt att din EDI-leverantör både har en Peppol-accesspunkt och erfarenhet av att arbeta med nätverket – inklusive hantering av stora volymer och djup teknisk kompetens.
‍

Om ditt företag har handelspartners i länder där Peppol ännu inte är lika utbrett, bör du också säkerställa att EDI-leverantören kan erbjuda alternativ för att nå dessa aktörer via andra kanaler eller nätverk.
‍

Kan EDI-leverantören hjälpa er att analysera era behov?

‍

Valet av EDI-leverantör kan påverka flera områden i din organisation, inte bara IT och ekonomi. Införandet kan kräva förändringar i processer, system och intern utbildning. En bra leverantör bör förstå dina affärsbehov, ge råd under hela processen och ha erfarenhet av liknande projekt – gärna inom din bransch.

‍

Rätt stöd gör implementeringen smidigare och mer effektiv.

‍

‍

Erbjuder leverantören andra tjänster än utväxling av dokument?

‍

En EDI-leverantörs kärnuppgift är att säkert överföra och översätta dokument mellan parter, men många erbjuder också värdeskapande tilläggstjänster. Dessa kan inkludera automatisering, arkivering, portaler, analys- och insiktstjänster – som alla kan effektivisera din verksamhet ytterligare.

‍

Ett konkret exempel är dokumentvalidering: vissa leverantörer kontrollerar innehållet i affärsdokument enligt kundspecifika regler, och kan stoppa eller rätta dokument innan vidare hantering. Detta minimerar fel och sparar tid genom att automatisera moment som annars kräver manuell granskning. Sådana tjänster är särskilt värdefulla i större flöden där kvalitet och effektivitet är avgörande.

‍

Kundsupport

‍

Att ha tillgång till högkvalitativ och professionell kundsupport kan visa sig vara ytterst viktigt när du behöver hjälp med dina EDI-utmaningar. Medan alla EDI-leverantörer kommer att erbjuda kundsupport, det kan finnas många skillnader i hur det fungerar när du behöver hjälp.

‍

Du bör undersöka viktiga aspekter som svarstid, tillgänglighet och vilken typ av kompetens du möter i supporten. Kommer du direkt i kontakt med ämnesexperter som kan svara på dina frågor, eller fungerar kundsupporten främst som en mellanhand som fördröjer hjälpen du verkligen behöver?

‍

Kan de även bistå med teknisk felsökning, eller är stödet begränsat till enklare användarfrågor? Det är också klokt att be om referenser från andra kunder hos EDI-leverantören, så att du kan få en oberoende bild av hur väl deras kundsupport fungerar i praktiken.

‍