.svg)
Det er mange fordeler med elektronisk utveksling av handelsdokumenter. Det er blant annet arbeids- og kostnadsbesparende, og det gir en bedre oversikt for hele bedriften din ettersom du kan samle flere typer handelsdokumenter digitalt i én plattform.
Men hva skal man egentlig se etter når man velger EDI-leverandør, og er det forskjell på leverandørene?
Hva innebærer EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) er et samlebegrep for elektronisk utveksling av handelsdokumenter. Målet er at utveksling av handelsdokumenter kan foregå sømløst mellom ulike systemer og formater som i utgangspunktet ikke er kompatible.
En svært vanlig bruk av EDI er utvekslingen av elektroniske fakturaer mellom bedrifter, men EDI omfatter også samhandling gjennom andre elektroniske handelsdokumenter, slik som varekataloger, ordre, ordrebekreftelser og pakksedler.
Det finnes mange leverandører av EDI for fakturadistribusjon, men få leverandører som spesialiserer seg på utvekslingen av andre typer handelsdokumenter og informasjon.
Utvalget av leverandører begrenses ytterligere ved internasjonal handel, når dokumentene skal sendes på tvers av landegrenser og globalt.
Vi har samlet noen spørsmål som kan være nyttige å stille seg når du vurderer enten å bytte EDI-leverandør eller å ta i bruk EDI for første gang.
Hvilke forretningsprosesser skal støttes av EDI-leverandøren?
Det er viktig å stille dette spørsmålet for å få oversikt over hvilke behov du har.
Skal EDI-leverandøren støtte varebestilling og innkjøp (elektroniske ordre, ordresvar, pakkseddel, varekatalog)? Er fokuset på regnskap og fakturahåndtering (sending og mottak av faktura)? Og hva med salg og logistikk (motta ordre, sende bekreftelse og pakksedler, sende faktura)?
Det er viktig å ha overblikk over helheten og gjøre beslutningen ut fra riktig grunnlag. Skal du velge flere leverandører som hver kan hjelpe til med deler av digitaliseringen, eller skal du velge én som kan håndtere samtlige prosesser (single point-of-contact)? Og hvilken EDI-leverandør har kompetanse på nettopp din bransje og forstår hvordan din bedrift jobber?
Har EDI-leverandøren støtte for de nødvendige formatene?
EDI-leverandøren skal ha støtte for de formatene som benyttes av dine interne systemer. I tillegg skal leverandøren kunne sende og motta dokumenter til og fra dine handelspartnere i deres ønskede formater.
Jo bredere erfaring med forskjellige formater EDI-leverandøren har, og jo flere ferdig-definerte konverteringer mellom formater EDI-leverandøren har, desto kortere blir oppstartstiden og time-to-market.
EDI og samtrafikk
Hvis du har utenlandske kunder eller leverandører, bør du undersøke om EDI-leverandørene du vurderer har avtaler for samtrafikk med andre meldingsformidlere (også kalt “VAN operatører”) rundt omkring i verden.
Det viktigste for deg er at leverandøren du velger kan nå en størst mulig andel av dine handelspartnere elektronisk, enten direkte eller gjennom samtrafikkpartnere og handelsnettverk. Noen leverandører har et bredt nettverk og mange slike avtaler, andre har begrensede muligheter og forbindelser.
Enkelte land, som Sverige, Finland og Danmark, har også egne “lukkede” nettverk (NEA, TIEKE og Nemhandel). Hvis dette er land du handler med, må EDI-leverandøren ha tilgang til de nettverkene som er relevante for deg.
Er EDI-leverandøren godkjent aksesspunkt for Peppol?
Et aksesspunkt er litt som et postkontor - her kan du “levere fra deg” informasjon som skal sendes til en mottaker, eller “hente” informasjon som noen andre har sendt deg.
PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) er en digital infrastruktur for elektronisk handel i Europa. PEPPOL sikrer enkel behandling av elektronisk informasjon som e-fakturaer og andre forretningsdokumenter til og fra kunder og leverandører på tvers av landegrenser. PEPPOL opererer også med egne dokumentformater, hvilket forenkler kommunikasjonen mellom partene.
Utbredelsen av PEPPOL varierer imidlertid veldig fra land til land, og Norge er langt fremme når det kommer til adopsjon. Mens det i Norge er rundt 250.000 deltakere (selskaper) i PEPPOL, er det eksempelvis i Spania kun 4.500.
Å ha et PEPPOL aksesspunkt er derfor svært viktig for det norske markedet, og det kan være nyttig å se på hvor mye PEPPOL trafikk leverandøren håndterer i dag. Samtidig bør leverandøren også kunne nå selskaper i land som ikke benytter PEPPOL i tilsvarende grad som i Norge.
Kan EDI leverandøren hjelpe deg å håndtere komplekse problemstillinger som oppstår knyttet til EDI?
Valg av EDI-løsning involverer ofte store deler av bedriften, ikke bare økonomi og IT, og dette innebærer at du kan måtte ta stilling til problemstillinger utover valg av EDI-leverandør. Arbeidsprosesser må kanskje justeres, det må innføres systemendringer, og ansatte må læres opp i nye rutiner.
Det lønner seg å velge en EDI leverandør som har lang erfaring med EDI-prosjekter og som kan fungere som en rådgiver som leder deg gjennom prosessen.
Kan EDI-leverandøren hjelpe meg med en behovsanalyse?
Selv om du som kunde nok har en viss anelse om hva du trenger fra en EDI leverandør, kan det være nyttig å få hjelp til en intern behovsanalyse for å få oversikt over hvilke behov og forutsetninger din bedrift har når det kommer til utveksling av handelsdokumenter. På den måten unngår du å havne i uforutsette problemstillinger eller miste kontroll over prosessen.
Tilbyr leverandøren tjenester utover ren formidling av meldingene?
Til tross for at EDI-leverandørens primæroppgave er å transportere dokumenter mellom avsender og mottaker, er det de siste årene kommet flere tilleggstjenester som skaper merverdi for deg som kunde. Dette kan være i form av automasjon, arkivtjenester, portalløsninger og løsninger som gir deg bedre innsikt.
Et eksempel på en tilleggsfunksjon som noen, men ikke alle EDI-leverandører leverer, er kontroll av dokumenter du mottar. Dette er en type automasjon som verifiserer innhold, kontrollerer mot kundespesifikke krav, stopper eller retter dokumenter med manglende informasjon.En slik tjeneste vil potensielt være svært arbeidsbesparende for de ansatte som skal håndtere dokumentene videre.
Kundestøtte
Det å ha tilgang til kundestøtte med høy kompetanse kan vise seg å utgjøre en stor forskjell for deg når du trenger hjelp.
Undersøk ting som hvor lang responstid kundeservice har, og hvilken kompetanse de som sitter på kundeservice har. Vil du nå fagpersoner som kan svare deg på spørsmålene dine, eller er kundeservice et mellomledd du må gjennom for å få kontakt med riktige personene som kan bistå deg i spørsmålene dine eller hjelpe deg å ordne opp i tekniske problemer? Be gjerne om referanser fra andre kunder, og kontakt disse for å få en ærlig mening om leverandørens kundeservice.