.svg)
Den fortsatte vækst i elektronisk handel og stigende krav til strømlining af handelsprocesser gør det både rentabelt og nødvendigt for virksomheder at udveksle handelsdokumenter elektronisk. Tilgængelige teknologier har gradvist udfaset manuelle operationer, hvilket muliggør problemfri digital interaktion på tværs af grænser, systemer og elektroniske dokumentformater.
Udvekslingsmodeller
Elektronisk handel mellem to parter forudsætter, at de relaterede forretningsdokumenter i processen kan overføres mellem købers og leverandørens system. De mest almindelige modeller til sådan udveksling er:
2-hjørnemodel:
I denne model udveksles dokumenterne direkte mellem parterne uden formidlere. Dette forudsætter, at begge parter har deres egne EDI-specialister og systemløsninger til sådan udveksling.
3-hjørnemodel:
I denne model er der en central EDI-tjenesteudbyder, der forbinder afsender og modtager. Begge parter har en aftale med den samme tjenesteudbyder, og tjenesteudbyderen hjælper alle sider med at oprette forbindelse til flere købere eller leverandører. Historisk set har lukkede handelsnetværk været baseret på denne model, hvor de associerede parter kun kan nå andre parter, der er forbundet med den samme tjenesteudbyder.
4-hjørnemodel:
Denne model giver køber og leverandør mulighed for at have separate EDI-tjenesteudbydere, hvor tjenesteudbyderne indgår sammenkoblingsaftaler for at sikre, at køber og leverandør kan kommunikere. De fire hjørner i denne model er derefter køberen, køberens tjenesteudbyder, leverandørens tjenesteudbyder og leverandøren. De fleste tjenesteudbydere i dag er baseret på denne model, og dette er også den model, der bruges af Peppol.
EDI-tjenesteudbyderens rolle
Som det fremgår af de foregående afsnit, spiller EDI-tjenesteudbyderne en central rolle med hensyn til at lette udvekslingen af handelsmeddelelser mellem virksomhederne. Fra den traditionelle 2-hjørnemodel, hvor hver part var ansvarlig for de tekniske integrationer med alle deres handelspartnere, har dagens 4-hjørnemodel åbnet op for en enkelt forbindelse, der giver adgang til en verden af leverandører og kunder.
En EDI-udbyder leverer en robust og meget tilgængelig infrastruktur samt ekspertise i on-boarding af handelspartnere. Med en bred vifte af tjenester sikrer EDI-tjenesteudbyderen også, at du kan fokusere på din kerneforretning, mens de håndterer integrationerne med dine handelspartnere.
P2P — Køb for at betale
At have en elektronisk understøttet købsproces sparer dig ikke kun tid og omkostninger, men minimerer også placering af forkerte ordrer. Med EDI kan du bestille varer fra dine leverandører baseret på elektroniske produktkataloger og modtage ordrebekræftelser direkte i dit indkøbssystem.
Med disse trin bekræfter du, at du har bestilt de rigtige varer, og at din leverandør kan levere som planlagt. Når varerne sendes fra leverandøren, kan du modtage en elektronisk besked (en forsendelsesrådgivning) med detaljerede oplysninger om forsendelsen, så du kan forberede dig på varens modtagelse. Fakturaen modtages direkte i dit regnskabssystem, når varerne er sendt fra leverandøren.
AP - Kreditorkonti
Et opnåeligt mål for enhver virksomhed bør være at modtage alle deres fakturaer elektronisk. Fakturahåndtering kan hurtigt blive kompliceret, når nogle fakturaer modtages via e-mail, nogle med posten og nogle direkte ind i regnskabssystemet. Det er blevet relativt almindeligt at kræve, at alle leverandører leverer fakturaer elektronisk, og når du går sammen med en EDI-tjenesteudbyder, kan du modtage sådanne fakturaer både via Peppol-netværket, via andre EDI-udbydere og via samtrafiknetværk som NEA (Sverige), TIEKE (Finland) og NEMHANDEL (Danmark). En EDI-tjenesteudbyder vil også ofte tilbyde en fakturaportal, hvor dine leverandører manuelt kan generere elektroniske fakturaer, hvis de ikke har systemsupport til dette.
Indtil alle dine leverandører er i stand til at levere elektronisk, hjælper EDI-udbyderen dig dog normalt med at modtage alle typer fakturaer, herunder dem, der ankommer på papir og e-mail, og oversætte disse til elektroniske formater, der accepteres af dit regnskabssystem.
O2C - Ordre til kontanter
Order to Cash-processen er det modsatte af, hvad der blev beskrevet i processen Køb til betaling - idet du modtager ordrer fra dine kunder og behandler dem til levering. Ved at bruge EDI i denne proces kan du modtage sådanne ordrer elektronisk direkte i dit ordrestyringssystem og svare din kunde via elektroniske ordrebekræftelser. Dette strømliner processen og giver både dig og din kunde bedre kontrol.
Når ordren er klar til at blive pakket og afsendt, kan du desuden oprette en elektronisk følgeseddel (forsendelsesrådgivning), der beskriver, hvordan forsendelsen er pakket - og sende dette til kunden, inden de modtager leveringen. Endelig sendes fakturaen elektronisk til kunden, så den hurtigt og effektivt modtages af deres regnskabssystem og gøres klar til betaling. EDI-tjenesteudbyderen hjælper dig med at sikre, at disse processer fungerer problemfrit.
AR — Tilgodehavender
Når du sender en faktura, er det vigtigste, at den når frem til modtageren, uanset om det er en virksomhed eller en forbruger, og helst på den måde, som modtageren ønsker at modtage deres fakturaer. Nogle virksomheder foretrækker stadig at modtage fakturaer via e-mail, og nogle forbrugere foretrækker stadig at modtage fakturaer på papir. Med den rigtige EDI-tjenesteudbyder sikrer du, at modtagerne kan modtage fakturaer elektronisk, samtidig med at dine kunder, der endnu ikke er fuldt digitale, får mulighed for at modtage fakturaer via e-mail eller post.
Er din virksomhed klar til en moderne EDI-løsning?
Der er ingen tvivl om, at fremtiden er digital, og at alle virksomheder skal gå videre til digital kommunikation med deres handelspartnere for at forblive konkurrencedygtige. Med en fuldskala EDI-løsning vil alle virksomheder drage fordel af tids- og omkostningsbesparelser, reduktion af manuel drift, færre fejl og glattere og mere effektive processer. For de fleste virksomheder vil EDI også have en positiv effekt på medarbejdernes arbejdsprocesser og det overordnede arbejdsmiljø i virksomheden.
