Optimalisert fakturaflyt hos Bertel O. Steen

Bertel O.Steen er et av Nordens største selskaper innen salg og service av personbiler, varebiler, lastebiler og busser. Som en del av virksomheten håndterer de et betydelig volum kommersielle dokumenter, inkludert dokumenter relatert til innovative tjenester som bildeling og online leasing.

‍

Selskapet anerkjente behovet for å optimalisere sin digitale fakturaflyt for å effektivisere prosessene ved fakturamottak. Et velkjent problem var at referansene i mottatte fakturaer kunne mangle eller være feilplassert i de elektroniske dokumentene. Dette datakvalitetsproblemet førte til ytterligere manuelt arbeid for å behandle fakturaene.

‍

«For å sikre at fakturaen direkte når riktig mottaker, er vi avhengig av en referanse som er unik for det enkelte selskap.» sier Ingunn Amundsen, direktør for lønn- og regnskap i Bertel O.Steen.

‍

‍

Løsningen— Logiq Dokumentkontroll

‍

Selskapet tok kontakt med Logiq for å finne løsninger som kunne forbedre datakvaliteten. Logiq implementerte tjenesten Dokumentkontroll, en tjeneste designet for å analysere de elektroniske dokumentene basert på mottakerens forretningsregler. Tjenesten identifiserer deretter eventuelle avvik, søker etter potensielle referanser på tvers av dokumentet - og hvis disse blir funnet flyttes referansen til de riktige feltene i dokumentet. I tilfeller der referanser mangler, tildeles en fast referanse slik at videre behandling forenkles.

‍

‍

Tidligere ble disse oppgavene utført manuelt. Med Logiq Dokumentkontroll har Bertel O. Steen automatisert prosessen med å håndtere innkommende fakturaer med feil eller manglende referanser. Denne automatiseringen har forbedret effektiviteten i dokumentbehandlingen betydelig.

‍

Selv om selskapet fortsatt har noe manuell dokumenthåndtering for innkommende fakturaer, går de gradvis over til en automatisert og elektronisk fakturaflyt.

‍

«Vi streber kontinuerlig etter å øke omfanget av elektroniske fakturaer i konsernet,» sier Amundsen.

‍

‍

Forbedret effektivitet

‍

Bertel O.Steen opplever nå en mer effektiv fakturaflyt og redusert manuell håndtering — fra det øyeblikket fakturaen mottas til den når riktig mottaker i bedriften. Logiq Dokumentkontroll har bidratt til å omfordele ressurser til andre oppgaver, noe som igjen forbedrer den totale produktiviteten.

‍

«Logiq Dokumentkontroll har optimalisert fakturaprosessen vår. Vi opplever Logiq som en profesjonell og verdiskapende partner, og vi har et tett og effektivt samarbeid med dem. Logiq leverer konsekvent høy kvalitet, spesielt når det gjelder implementering av nye valideringsregler,» avslutter Amundsen.

‍

‍

Om Bertel O. Steen

‍

Bertel O. Steen AS er importør av bilmerkene Mercedes-Benz, Kia, Peugeot, Citroën, DS, Opel, smart®, Setra og Fuso til Norge. Størstedelen av salget skjer gjennom konsernets egen forhandler, Bertel O. Steen Detalj AS.

‍

Selskapet er også en betydelig aktør innen bilfinansiering, verksteddrift og eiendomsdrift. Bertel O. Steen ble etablert i 1901 og har ca. 2.500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lørenskog i Norge.