Optimerat fakturaflöde hos Bertel O. Steen

Bertel O. Steen är ett av Nordens största företag inom försäljning och service av personbilar, transportbilar, lastbilar och bussar. Som en del av sin verksamhet hanterar företaget stora volymer affärsdokument – inklusive dokument relaterade till innovativa tjänster som bildelning och onlineleasing.

‍

Företaget insåg behovet av att optimera det digitala fakturaflödet för att effektivisera processen vid mottagandet av fakturor. Ett välkänt problem var att referenser i mottagna fakturor ofta saknades eller var felplacerade i de elektroniska dokumenten. Detta problem med datakvalitet ledde till extra manuellt arbete vid fakturahantering.

‍

”För att fakturan ska nå rätt mottagare direkt är vi beroende av en referens som är unik för varje enskilt bolag,” säger Ingunn Amundsen, löne- och redovisningschef på Bertel O.Steen.

‍

‍

Lösningen — Logiq Dokumentkontroll

‍

För att förbättra datakvaliteten vände sig företaget till Logiq. Resultatet blev implementeringen av tjänsten Dokumentkontroll, ett verktyg som analyserar elektroniska dokument utifrån mottagarens affärsregler. Tjänsten identifierar eventuella avvikelser, söker efter möjliga referenser i hela dokumentet – och om sådana hittas, flyttas referensen till rätt fält i dokumentet. I de fall där referens saknas, tilldelas en fast referens för att förenkla den fortsatta hanteringen.

‍

‍

Tidigare utfördes dessa uppgifter manuellt. Med Logiq Dokumentkontroll har Bertel O. Steen nu automatiserat hanteringen av fakturor med felaktiga eller saknade referenser. Automatiseringen har avsevärt förbättrat effektiviteten i dokumentflödet.

‍

Även om viss manuell hantering fortfarande förekommer, är företaget i färd med att successivt övergå till ett fullt automatiserat och elektroniskt fakturaflöde.

‍

”Vi strävar hela tiden efter att öka andelen elektroniska fakturor inom koncernen” säger Amundsen.

‍

‍

Förbättrad effektivitet i fakturaflödet

‍

Bertel O. Steen ser nu ett betydligt effektivare fakturaflöde och minskad manuell hantering – från det ögonblick en faktura tas emot till dess att den når rätt mottagare inom organisationen. Logiq Dokumentkontroll har bidragit till att frigöra resurser för andra uppgifter, vilket i sin tur har höjt den övergripande produktiviteten.

‍

”Logiq Dokumentkontroll har optimerat vår fakturaprocess. Vi ser Logiq som en professionell och värdeskapande partner, och vi har ett nära och effektivt samarbete med dem. Logiq levererar konsekvent hög kvalitet – särskilt när det gäller att implementera nya valideringsregler", säger Amundsen.

‍

‍

Om Bertel O. Steen

‍

Bertel O. Steen AS är generalagent i Norge för bilmärkena Mercedes-Benz, Kia, Peugeot, Citroën, DS, Opel, smart®, Setra och Fuso. Den största delen av försäljningen sker genom företagets eget återförsäljarbolag, Bertel O. Steen Detalj AS.

Företaget är dessutom en viktig aktör inom bilfinansiering, verkstadsdrift och fastighetsförvaltning. Bertel O. Steen grundades 1901 och har omkring 2 500 anställda. Huvudkontoret ligger i Lørenskog, Norge.

‍