.svg)
Nogle gange er det svært at finde ud af, hvad der ikke fungerer med dine eksisterende processer og løsninger, og situationen kan blive ret forvirrende. I sådanne situationer kan det være nyttigt at kende nogle tegn på, at du skal handle for at forbedre dokumentflowet i dine handelsprocesser med kunder og leverandører.
1: Du har stadig manuelle processer til handelsdokumenter
Holdes du stadig tilbage af manuelle eller semi-manuelle processer, når det kommer til modtagelse og betaling af fakturaer? Eller måske er din bestilling, ordrebehandling eller varemodtagelse baseret på manuelle eller papirbaserede processer? Håndbog Kreditorprocesser (AP) er kendt for at være tidskrævende for medarbejderne og dyre for virksomheden.
Når fakturaer modtages via e-mail eller papir, skal oplysningerne i fakturaerne manuelt kvalitetssikres og registreres i dine interne systemer. Dine medarbejdere skal verificere oplysninger såsom: Kommer denne faktura fra en kendt leverandør? Er oplysningerne på fakturaen korrekte? Er det varer, vi har bestilt? Hvem skal godkende fakturaen? Tilsvarende kan manuelle indkøbsprocesser, der håndteres uden for indkøbssystemet, føre til øget kompleksitet og omkostninger.
Det kan blandt andet medføre, at købspriserne bliver højere end aftalt, enten fordi ordrebekræftelserne ikke er valideret i forhold til indkøbsordrene, eller fordi varerne bestilles til forkerte priser. Forkerte forsendelser og lagerfejl kan opstå på grund af manglende information om de varer, der skal modtages, og der kan være forsinkelser på grund af ordrebekræftelser, der skal verificeres inden levering, men som på en eller anden måde er gået tabt i en medarbejders postkasse.
Derudover øger manuelle processer til dokumenthåndtering risikoen for fejl og mangler i både dine dokumenter og systemer. Dette skaber unødvendigt ekstra arbejde for både dig og dine handelspartnere. I værste fald kan dette også påvirke virksomhedens overholdelse af regler som regnskabsloven.
2: Du oplever konstant fejl og manglende information
Oplever du mange fejl og manglende information i de handelsdokumenter, du modtager, selvom du har vedtaget EDI? Normalt kommer dette i form af a) manglende referencer og ordrenumre, b) oplysninger i fakturaerne placeres det forkerte sted og dermed ikke modtages i regnskabssystemet, eller c) fakturaer, der slet ikke modtages.
I sådanne tilfælde bør du overveje at skifte til en ny tjenesteudbyder, der er i stand til at forstå dine udfordringer og tilbyder funktionalitet til at kontrollere og rette de modtagne dokumenter. Hos Logiq kalder vi denne service Logiq Dokumentkontrol.
3: Dine handelspartnere kræver EDI
Flere og flere kunder anmoder om, eller endda kræver, at deres leverandører bruger EDI til kommunikation for at automatisere og strømline handelsprocesser og forbedre kvaliteten af samarbejdet.
Sådanne krav vil være mere almindelige, og der er ingen grund til at vente med implementeringen af EDI for at understøtte sådanne krav. Evaluer mulige EDI-tjenesteudbydere, og gå sammen med en, der kan hjælpe dig med at tilfredsstille dine kunder.
4: Du er ikke tilfreds med den eksisterende service
Lad os sige, at du allerede har en EDI-tjenesteudbyder. Du betaler sandsynligvis godt for denne service, men er stadig ikke tilfreds med den service, du modtager. Det er ikke altid ligetil at finde ud af, hvad der mangler.
Måske føler du, at de løsninger, de leverer, ikke er gode nok, eller måske dækker tjenesterne ikke dine behov? Måske forstår EDI-tjenesteudbyderen ikke din virksomheds specifikke behov? Eller måske var tjenesteudbyderen et perfekt match dengang, hvor du fokuserede på at sende elektroniske fakturaer, men nu hvor du forsøger at etablere EDI til andre processer som køb, føler du, at de ikke har den nødvendige kompetence?
I sådanne situationer skal du stole på din magefølelse og vurdere, om andre udbydere passer bedre til din virksomhed.
5: Dine interne EDI-løsninger bliver mere og mere komplekse
Indtil nu har du haft din egen interne EDI-support i virksomheden. Dette har inkluderet både hardware, software, integrationskompetence og support. Du oplever dog, at disse processer ikke er effektive nok og ikke skalerer godt nok med dine behov.
Efterhånden som du integrerer med flere handelspartnere, selv internationale, kræves der nye kompetencer — ud over øgede omkostninger ved drift og styring af de interne løsninger. Disse problemer mindskes ikke efterhånden som tiden går, og de er klare tegn på, at du bør overveje at outsource din EDI til en tjenesteudbyder.
6: Du planlægger at skifte ERP-systemer
Af forskellige årsager har du brug for et nyt og bedre ERP-system og mener, at det ville være smart og omkostningsbesparende at etablere EDI eller skifte til en ny EDI-udbyder med bedre og mere skræddersyede løsninger til din virksomhed på samme tid. Dette er et godt tidspunkt at evaluere de forskellige udbydere på markedet, og etablere kontakt for at få råd og vejledning om, hvilke løsninger de anbefaler.
Måske bør du også etablere support til processer, der i øjeblikket ikke er dækket af den eksisterende udbyder? Gennem en grundig evalueringsproces og dialog vil du kunne ende med både et nyt ERP-system og en forbedret EDI-service.
7: Du planlægger hurtigt at skalere din virksomhed
Din virksomhed trives, og du planlægger en hurtig ekspansion, måske endda internationalt. Du er dog usikker på, om dine indkøbs- eller ordrestyringsprocesser vil skalere — da manuelle og arbejdskrævende processer ofte hindrer hurtig skalering.
Det er her EDI kan hjælpe dig: digitalisere og automatisere handelsprocesser med dine kunder og leverandører. Dette er et godt tidspunkt at samarbejde med en EDI-tjenesteudbyder, der kan tilbyde tjenester, der passer til din virksomhed - både i den aktuelle situation og gennem en periode med hurtig vækst. På denne måde har du en ting mindre at bekymre dig om, når du får nye markedsandele.
8: Din virksomhed ønsker miljøcertificeringer
Du ønsker at deltage i det grønne skift, og du vil også have miljøcertificeringer til din virksomhed. Dette vil gøre din virksomhed mere attraktiv og konkurrencedygtig på et marked, hvor miljøfokus bliver stadig vigtigere.
En ret simpel, men rimelig handling at tage, er at bruge EDI til kommunikation med dine kunder og leverandører for at reducere brugen af papir. Dine handelspartnere vil sandsynligvis være mere tilfredse med elektronisk kommunikation, og du vil høste fordelene ved mere automatisering og lavere omkostninger.
Afslutningsvis
Tænk klogt over, hvad du ønsker for din virksomhed i de kommende år. Ønsker du at være i den bedst mulige position til yderligere konkurrence, samarbejde med handelspartnere eller tiltrække investorer? Derefter skal du begynde at evaluere, hvordan du kan strømline og automatisere dine handelsprocesser med en EDI-tjenesteudbyder, der kan tilbyde dig den service, du fortjener.
